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Quel Logiciel Contrats

Quels contrats reprendre dans le nouvel outil ?

Vous allez mettre en service un outil de gestion des contrats et vous devez décider quelle partie de votre stock y entre, et dans quel ordre.

Reprenez ce qui peut encore vous surprendre. Un contrat entre dans l’outil s’il porte une date ou une obligation à surveiller, même si son terme est passé : un accord de confidentialité échu dont l’obligation court encore reste vivant. Commencez par ceux dont la date limite de dénonciation tombe dans les six prochains mois, puis passez aux autres vivants, type par type.

Un contrat expiré que vous gardez seulement comme preuve n’a rien à faire dans l’outil au départ. Il doit rester accessible ailleurs, dans une archive où quelqu’un sait le retrouver. Seul un audit ou un litige en cours justifie de le reprendre, pour les contrats concernés.

Notre avis

Tracez la ligne sur une question : y a-t-il encore quelque chose à surveiller ? Oui, il entre. Non, mais une preuve reste à garder : il attend dans l’archive.

Pourquoi

  • Un rappel ne sert à rien sur un contrat où plus rien n’arrivera. L’outil se justifie par les dates à venir, et chaque contrat ajouté prend du temps de saisie et de contrôle.
  • Aucun texte que nous avons lu n’impose que les contrats expirés vivent dans le logiciel de gestion. Ceux que nous avons lus parlent de durée de conservation, sans dire où conserver.
  • La date limite de dénonciation classe mieux que le terme. Un contrat qui finit dans neuf mois avec six mois de préavis passe avant un contrat qui finit dans cinq mois sans reconduction.
  • Tout attendre retarde le bénéfice : les nouveaux contrats peuvent entrer dans l’outil dès le premier jour, sans attendre la dernière vague.

Ce qui change notre avis

Un audit ou un litige en cours : reprenez les contrats visés, même expirés, si l’équipe qui les traite travaille dans l’outil. Un petit stock change seulement le rythme : sous 100 contrats vivants, notre repère, une seule vague suffit.

L’ordre que nous conseillons

  1. Vague 1 : les contrats vivants dont la date limite de dénonciation, ou le terme s’il n’y a rien à dénoncer, tombe dans les six prochains mois.
  2. Vague 2 : les autres contrats vivants, type par type, en commençant par le type qui porte le plus de dates à suivre.
  3. Hors vagues : les contrats expirés tenus par une obligation de preuve ou de conservation restent dans une archive accessible.
  4. Exception : les contrats visés par un audit ou un litige en cours entrent dès maintenant s’ils doivent être traités dans l’outil, même expirés.

Où va chaque contrat

Ce tableau part du contrat tel que vous le trouvez à l’inventaire. Il ne dit pas combien de temps le garder : cette durée se fixe sur la page consacrée à la conservation.

Notre tri du stock (opinion, à adapter à vos contrats)
Ce que vous trouvezOù il vaQuand
Vivant, date limite de dénonciation sous six moisDans l’outilPremière vague
Vivant, sans date procheDans l’outilVagues suivantes, par type
Terme passé, mais obligation encore datée ou à surveiller (confidentialité, garantie)Dans l’outil, comme un contrat vivantSelon la date de cette obligation
Expiré, plus rien à surveiller, preuve encore à garderArchive accessible, hors de l’outilPas de reprise
Expiré, durée de conservation écouléeNi l’un ni l’autre : décision de suppressionSelon vos durées écrites
Visé par un audit ou un litige en cours, même expiréDans l’outil si l’équipe y travaille, et hors de toute suppressionTout de suite

Pourquoi six mois et pas douze

Six mois est notre repère : aucune source ne le donne. Il laisse le temps de reprendre le contrat, de décider et d’envoyer la dénonciation avant cette date. Il limite aussi la première vague à ce qui peut vous coûter une reconduction prochaine.

Si vos contrats portent des préavis plus longs, ne changez pas le repère : comptez depuis la date limite de dénonciation, déjà calculée. Si cette date est inconnue, placez le contrat dans la première vague, car c’est celui que personne ne surveille.

Le cas du bail commercial montre la limite d’un tri automatique. Le calendrier du congé dépend du régime applicable et de la période : ne le classez pas sur le seul terme écrit.

Commencer sans attendre la fin de la reprise

Reprendre par vagues ne veut pas dire ouvrir l’outil à la fin. Les nouveaux contrats y entrent dès la mise en service, et la première vague vous sert de répétition. Tant qu’une vague n’est pas terminée, votre registre reste la référence pour les contrats qu’elle concerne : notez sur chaque ligne si le contrat a été repris, pour qu’une date ne soit suivie ni deux fois ni jamais.

Grouper par type simplifie le travail : Juro demande de classer les contrats par dossier de type avant l’import, et Ironclad conseille de les importer ensemble pour éviter de régler le type contrat par contrat. Ces conseils viennent de leurs guides, et nous ne les avons pas éprouvés.

Les guides que nous avons lus ne publient aucun coût complet de reprise, et rien n’établit qu’elle soit chère par principe. Tomorro annonce seulement des suppléments pour son service de reprise : 5 € hors taxes par document au-delà du volume fixé au devis et 0,50 € par champ supplémentaire et par contrat. Mesurez-la avant de couper dans la liste : la page sur l’effort donne le calcul. Si ce stock vous fait hésiter sur l’outil lui-même, voyez notre page sur le gros stock avec peu de nouveaux contrats.

Ce que disent les éditeurs sur le tri

Juro ouvre son guide de migration sur cette question, avec l’exemple d’une entreprise qui compte plus de 10 000 contrats expirés. Il ne recommande pas pour autant de les écarter : la décision vous revient.

Tomorro indique que les contrats signés importés ne sont pas décomptés de son quota de contrats. Chez lui, le quota ne suffit donc pas à trancher, mais la page ne dit rien de la limite de stockage ni du prix de la formule. Posez la question à chaque éditeur : un import peut être gratuit en quota et coûteux en temps de contrôle.

Limites de cette page

Le repère de six mois, le seuil de 100 contrats et l’ordre des vagues sont nos opinions. Cette page ne dit pas combien de temps garder un contrat ni si un contrat donné a encore des effets : cela se lit dans le contrat. Si un montant important dépend de cette lecture, faites-la valider. Pour les baux commerciaux, le calendrier relève d’un régime spécial et se vérifie à part.

Et maintenant ?

Reprenez votre inventaire et ajoutez une colonne « encore quelque chose à surveiller : oui ou non » ; triez les oui par date limite de dénonciation, sortez les six prochains mois comme première vague, et mettez à part les contrats visés par un audit ou un litige.

Preuves et sources

Guides d’import de Juro, Tomorro et Ironclad, fiche Service Public et référentiel de la CNIL lus le 5 novembre 2026. Aucun logiciel testé, aucun devis demandé.

Voir les 6 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis

  • Notre avis. Notre tri : reprendre les contrats qui portent encore une date ou une obligation à surveiller, en commençant par une date limite de dénonciation sous six mois, et laisser dans une archive accessible les contrats expirés gardés comme preuve.

    Portée : Stock de contrats d’une PME ou d’une ETI ; audit et litige en cours mis à part.

    Réserve : Le repère de six mois et le seuil de 100 contrats vivants pour une vague unique ne sortent d’aucune source.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Notre déduction. Les sources lues sur la conservation fixent des durées sans imposer que les contrats expirés se trouvent dans le logiciel de gestion ; la CNIL accepte pour l’archivage intermédiaire une base dédiée ou une séparation logique.

    Portée : Fiche Service Public vérifiée le 1er juillet 2024 ; référentiel CNIL sur la gestion commerciale.

    Réserve : Absence dans les textes lus. Un texte sectoriel peut prévoir autre chose.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. Le guide de migration de Juro demande comment choisir les documents à importer et prend l’exemple d’une entreprise qui compte plus de 10 000 contrats expirés.

    Portée : Guide de Juro mis à jour le 26 juin 2026.

    Réserve : Le guide ne recommande pas d’écarter les contrats expirés.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. Tomorro indique que les contrats signés importés ne sont pas décomptés du quota de contrats.

    Portée : Documentation de Tomorro, en anglais.

    Réserve : Rien sur la limite de stockage ni sur le prix de la formule.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. Juro demande de classer les contrats par dossier de type avant l’import, et Ironclad conseille d’importer ensemble les contrats d’un même type pour éviter de régler le type de chacun ensuite.

    Portée : Guide de Juro de juin 2026 ; billet d’Ironclad de juillet 2023.

    Réserve : Conseils d’éditeurs, non éprouvés.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Notre déduction. Les documentations lues de Tomorro, Juro et Ironclad ne publient aucun coût complet de reprise ; Tomorro annonce 5 € hors taxes par document au-delà du volume fixé au devis et 0,50 € par champ supplémentaire et par contrat ; rien n’établit qu’une reprise soit chère par principe.

    Portée : Documentations lues au 5 novembre 2026.

    Réserve : Le coût reste inconnu tant qu’il n’est pas décomposé dans un devis et mesuré sur vos contrats.

    Relevé le 5 novembre 2026.

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