Comment chiffrer l’effort de reprise ?
Vous devez annoncer combien de temps prendra la reprise de votre stock de contrats, et personne ne vous donne de chiffre qui tienne.
Aucun chiffre public ne vous le dira : nous n’avons trouvé aucune source qui donne un temps par contrat, et la seule durée d’éditeur que nous ayons lue, chez Ironclad, porte sur le travail de la machine. Le seul chiffre utilisable est le vôtre.
Découpez la reprise en cinq étapes : tri, conversion, saisie, import et contrôle. Chronométrez-les sur 30 contrats tirés dans votre stock, à raison de 10 par catégorie de contrats qui ne se traitent pas au même rythme. Multipliez ensuite chaque temps par le nombre de contrats de sa catégorie, ajoutez les tâches qui ne dépendent pas du nombre de contrats, et vous aurez une estimation que vous pourrez défendre.
Notre avis
Refusez tout temps de reprise qui ne vient pas de vos contrats, y compris celui que nous prenons en exemple. Une journée de chronométrage coûte moins cher qu’un planning faux.
Pourquoi
- Le temps de machine ne dit rien de votre charge. Ironclad annonce quelques heures pour un gros import ; cela ne compte ni la lecture des contrats ni le contrôle.
- Une moyenne unique trompe dès que votre échantillon ne ressemble pas à votre stock. Dans notre exemple fictif, elle gonfle le résultat de 25 %.
- L’IA déplace du temps de la saisie vers le contrôle. Le gain dépend de ce contrôle, que seule une mesure sur vos contrats peut donner.
Ce qui change notre avis
Un stock très hétérogène : mesurez davantage de catégories, 10 contrats chacune, et dépassez les 30. À l’inverse, sous une trentaine de contrats à reprendre, faites la reprise et notez le temps.
Ce que chaque étape comprend
Le découpage vient de ce que demandent les guides de Juro, Tomorro et Ironclad : regrouper et classer, convertir en PDF, préparer les données, importer, vérifier. Le temps de chaque étape, lui, n’y figure pas.
- Tri. Retrouver le contrat, écarter les doublons, garder la dernière version signée, noter le type et la vague.
- Conversion. Scanner le papier, rendre le texte lisible par l’ordinateur, mettre en PDF. Zéro minute si le contrat est déjà un PDF exploitable.
- Saisie. Lire le contrat et remplir les champs retenus, avenants compris. Si une IA préremplit, ne comptez ici que le lancement et le temps de reprise des champs qu’elle laisse vides.
- Import. Préparer le fichier, charger, corriger les lignes rejetées. Chez Tomorro, une date mal formatée bloque l’import et est signalée à la ligne.
- Contrôle. Comparer la fiche au contrat. Passez plus de temps sur les dates qu’il faut déduire, comme la date limite de dénonciation, que sur celles écrites en toutes lettres.
Chronométrer 30 contrats
Trente est notre repère, et aucune source ne le fixe. C’est assez pour voir l’ordre de grandeur et tomber sur les mauvaises surprises, comme les avenants ou les annexes manquantes. C’est peu pour une mesure précise : ce nombre sert à estimer un temps, et il ne dit rien de la justesse d’un outil. Pour celle-ci, voyez la page sur la taille d’un test.
Formez d’abord des catégories à partir de ce qui change le temps de travail : le support (PDF natif, scan, papier), puis le type si certains contrats sont nettement plus longs. Tirez 10 contrats au hasard dans chaque catégorie, et non les premiers du dossier. Faites mesurer la personne qui fera le travail, étape par étape, sans arrondir après coup. Comptez chaque catégorie dans votre stock : le calcul en a besoin.
Un calcul fictif, à refaire à la main
Bêta n’existe pas. Son stock, ses minutes et son coût horaire sont inventés pour montrer le calcul : ne les recopiez pas. Bêta reprend 400 contrats, en trois catégories, et mesure 10 contrats dans chacune.
| Catégorie | Tri | Conversion | Saisie | Import | Contrôle | Total par contrat | Contrats | Total en minutes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PDF natifs | 1,5 | 0 | 6 | 0,5 | 3 | 11 | 250 | 2 750 |
| Scans existants | 2 | 1 | 9 | 0,5 | 4 | 16,5 | 120 | 1 980 |
| Papier | 3 | 5 | 10 | 0,5 | 5 | 23,5 | 30 | 705 |
| Ensemble | - | - | - | - | - | - | 400 | 5 435 |
| Ce qu’on cherche | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Temps lié aux contrats | 5 435 ÷ 60 | Environ 91 heures |
| Tâches fixes : choix des champs, modèles, préparation du fichier | Hypothèse | 12 heures |
| Temps total | 91 + 12 | 103 heures |
| Coût interne à 45 € de l’heure | 103 × 45 | 4 635 € |
| Coût de la mesure elle-même | (10 × 11 + 10 × 16,5 + 10 × 23,5) ÷ 60 | 8,5 heures |
Deux erreurs que le calcul fait apparaître
La première est la moyenne simple. Les 30 contrats de Bêta donnent une moyenne de 17 minutes (510 ÷ 30). Appliquée aux 400 contrats, elle donne 6 800 minutes, soit environ 113 heures au lieu de 91. L’écart de 25 % vient de ce que l’échantillon compte un tiers de papier alors que le stock n’en a que 7,5 %. Multipliez toujours catégorie par catégorie.
La seconde est de compter un gain d’IA sans le mesurer. Supposons que l’IA ramène la saisie à 1 minute partout et que le contrôle passe à 6 minutes : les trois totaux deviennent 9, 10,5 et 15,5 minutes, soit 3 975 minutes. Bêta gagne environ 24 heures. Si le contrôle prend 9 minutes, les totaux passent à 12, 13,5 et 18,5 minutes, soit 5 175 minutes : le gain tombe à environ 4 heures. Ce calcul ne compte pas le prix de la fonction, qu’Ironclad par exemple renvoie à son support. Tomorro recommande de passer par son IA et d’importer les PDF d’abord : mesurez ce chemin-là aussi, sans supposer qu’il gagne.
Pour savoir si l’IA ou un prestataire convient à votre stock, voyez la page dédiée. Le résultat de ce calcul entre ensuite dans le coût complet, à la ligne du temps interne.
Corriger l’estimation pendant la reprise
Traitez la première vague comme une seconde mesure. Une fois celle-ci terminée, comparez le temps réel au temps prévu par catégorie, puis refaites le calcul pour le reste du stock. Un écart important se corrige alors sur des contrats qu’il reste à traiter.
Limites de cette page
Toutes les minutes, le stock de 400 contrats, les 12 heures de tâches fixes et le taux de 45 € sont fictifs : ils montrent le calcul et ne décrivent aucune reprise réelle. Nous n’avons trouvé aucune source qui publie un temps par contrat ou le coût complet d’une reprise (Tomorro n’annonce que des suppléments : 5 € hors taxes par document au-delà du volume fixé au devis et 0,50 € par champ supplémentaire et par contrat), et nous n’avons chronométré aucun outil. Le repère de 30 contrats est une opinion. Cette mesure sert à estimer une charge, pas à juger la justesse d’une extraction.
Preuves et sources
Guides d’import de Juro, Tomorro et Ironclad lus le 5 novembre 2026. Aucun d’eux ne publie de temps par contrat. Aucun logiciel testé, aucun devis demandé. Toutes les minutes de cette page sont inventées pour l’exemple.
Voir les 9 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Notre déduction. Les guides d’import de Juro, Tomorro et Ironclad décomposent la reprise en étapes de tri, de conversion en PDF, de préparation des données, d’import et de vérification ; aucun ne publie de minutes par contrat.
Portée : Trois documentations lues au 5 novembre 2026.
Réserve : Nous n’avons rien trouvé sur le sujet dans ces lectures, ce qui ne prouve pas qu’aucune mesure n’existe ailleurs.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Juro : Migrating your legacy documents to Juro Mis à jour le 26 juin 2026 (selon la page). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
- Tomorro : Import contracts in bulk « Updated this week » à la lecture (page en anglais). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
- Ironclad : How to Make the Most Out of Smart Import Article du 14 juillet 2023. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Notre déduction. Exemple fictif : 250 contrats à 11 minutes, 120 à 16,5 minutes et 30 à 23,5 minutes font 5 435 minutes, soit environ 91 heures ; avec 12 heures de tâches fixes et 45 € de l’heure, 103 heures coûtent 4 635 €.
Portée : Entreprise, stock, minutes et taux horaire inventés pour le calcul.
Réserve : Ne décrit aucune reprise réelle. À refaire avec des temps mesurés.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre déduction. Exemple fictif : la moyenne simple de 17 minutes appliquée à 400 contrats donne 6 800 minutes, soit environ 113 heures au lieu de 91, parce que l’échantillon compte un tiers de papier et le stock 7,5 %.
Portée : Calcul : 510 ÷ 30 = 17 ; 17 × 400 = 6 800 ; 6 800 ÷ 5 435 = 1,25 ; 30 ÷ 400 = 7,5 %.
Réserve : Chiffres inventés ; l’écart réel dépend de votre stock.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre déduction. Exemple fictif : avec la saisie à 1 minute et le contrôle à 6 minutes, le stock demande 3 975 minutes, soit environ 24 heures de moins ; avec le contrôle à 9 minutes, il demande 5 175 minutes, soit environ 4 heures de moins.
Portée : Calcul : 250 × 9 + 120 × 10,5 + 30 × 15,5 = 3 975 ; 250 × 12 + 120 × 13,5 + 30 × 18,5 = 5 175.
Réserve : Hypothèses inventées, sans prix de la fonction d’IA.
Relevé le 5 novembre 2026.
Déclaration de l’éditeur. Ironclad annonce qu’avec un grand nombre de documents, un import peut prendre quelques heures et exige que l’application reste ouverte.
Portée : Billet d’Ironclad de juillet 2023.
Réserve : Temps de la machine : il ne comprend pas la vérification par une personne.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Ironclad : How to Make the Most Out of Smart Import Article du 14 juillet 2023. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. La documentation de l’interface de programmation d’Ironclad soumet Smart Import à une tarification propre et renvoie à son support pour le prix.
Portée : Documentation lue au 5 novembre 2026.
Réserve : Aucun montant publié.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Ironclad Developer Hub : Using the Smart Import API Page indiquant « Updated 3 months ago » à la lecture. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Tomorro recommande d’importer les PDF puis de laisser son IA extraire les données, et indique qu’une date mal formatée bloque l’import et est signalée à la ligne.
Portée : Documentation de Tomorro, en anglais.
Réserve : Aucune mesure de temps ni de précision pour ce chemin.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Tomorro : Import contracts in bulk « Updated this week » à la lecture (page en anglais). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Notre méthode. Notre méthode : découper la reprise en cinq étapes, chronométrer 10 contrats tirés au hasard dans chaque catégorie, soit 30 pour trois catégories, multiplier par le stock de chaque catégorie, puis corriger après la première vague.
Portée : Estimation de charge ; ne mesure pas la justesse d’une extraction.
Réserve : Le repère de 30 contrats est une opinion, sans valeur statistique.
Relevé le 5 novembre 2026.
Déclaration de l’éditeur. L'aide de Tomorro annonce 5 € hors taxes par document au-delà du volume fixé au devis, et 0,50 € par champ supplémentaire et par contrat.
Portée : Service de reprise de l'éditeur ; prix de base au devis.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Tomorro : Migration of existing contracts handled by Tomorro non datée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.