Où sont vos contrats ? L’inventaire avant tout achat

Commencer par l’argent, pas par les dossiers

Un dossier partagé vous montre ce que quelqu’un a pensé à ranger. Un paiement vous montre ce qui vit vraiment. Fixez-vous une limite de temps, deux semaines par exemple : notre repère, car un inventaire sans fin n’aboutit pas à une décision.

1. Définissez ce qui compte comme vivant. Un contrat vivant produit encore un effet : un paiement, une échéance, une obligation. Un contrat expiré peut y rester si une obligation survit, comme la confidentialité ou une garantie.
2. Listez ce que la comptabilité paie et facture. Douze mois de fournisseurs récurrents et de clients facturés. Chaque nom doit correspondre à un contrat, ou à une absence de contrat, ce qui est déjà une information.
3. Ajoutez ce qui ne passe pas par la comptabilité. Baux, assurances, accords de confidentialité, partenariats sans flux, licences gratuites avec clauses. Demandez à chaque service : quels contrats vous feraient mal s’ils s’arrêtaient demain ?
4. Cherchez ensuite les fichiers. Outil de signature, dossiers partagés, messagerie, classeurs papier, boîtes des anciens salariés quand elles existent encore et que vos règles internes le permettent. Vous cherchez un contrat précis, ce qui va plus vite que d’ouvrir chaque dossier.
5. Tenez cinq colonnes, pas douze. Contrepartie, objet, vivant ou non, date de conclusion, exemplaire signé trouvé ou non. Les dates de préavis viendront ensuite, sur les contrats vivants seulement.
6. Triez en quatre piles. Vivant. Expiré à conserver. À vérifier. Introuvable ou sans signature. Cette dernière pile a sa propre page : ne la traitez pas ici.

Un exemple fictif où le besoin change

Thêta n’existe pas. Avant l’inventaire, sa direction parle de « plusieurs centaines de contrats » et demande un CLM. Son flux est de 7 nouveaux contrats par mois, avec 2 négociations et 2 valideurs.

Ce que l’inventaire change pour Thêta

À 400, Thêta se croyait au-delà de notre repère de 300 contrats. À 135 vivants, elle en est loin. Comme ses 7 contrats par mois la placent aussi au-dessus du registre, son échelon devient la signature et le dépôt avec rappels, à condition que ses contrats partent de son modèle et se négocient peu.

L’inventaire lui apprend deux autres choses qu’aucun outil ne lui aurait dites : 9 contrats vivants n’ont pas d’exemplaire signé, et 60 dates seulement sont à surveiller, soit 5 par mois en moyenne (60 ÷ 12) si chacune revient une fois par an. Elles se gèrent très bien, à condition de nommer quelqu’un.

Ne jetez pas ce qui est expiré

Sortir un contrat de l’outil ne veut pas dire le supprimer. La fiche Service Public indique une durée de conservation de cinq ans pour un contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale. Ce chiffre vient d’un délai d’action : l’article L110-4 du Code de commerce et l’article 2224 du Code civil fixent cinq ans de prescription, et ce dernier compte à partir du jour où l’on a connu ou aurait dû connaître les faits. Le compter depuis la signature est donc risqué. Notre conseil, qui n’est pas une règle légale : gardez un contrat au moins cinq ans après la fin de ses obligations.

L’article L123-22 du Code de commerce fixe dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives. Il ne cite pas les contrats, et aucun texte lu ne dit quand un contrat en devient une : posez la question à votre expert-comptable, par catégorie.

Pour le papier, l’inventaire ne vous autorise à rien détruire. Les textes lus n’autorisent pas la destruction générale des originaux : la page sur ce sujet détaille la question.

L’IA fera-t-elle l’inventaire à votre place ?

Elle fera une partie du relevé, une fois les fichiers rassemblés. Tomorro recommande d’importer les PDF puis de laisser son IA extraire les données. Docusign décrit, pour ses nouveaux clients IAM, une allocation unique de 5 000 accords antérieurs par utilisateur. Ces fonctions supposent que vous avez trouvé les contrats et qu’un outil est déjà choisi : elles arrivent après la décision que cette page prépare.

Elles ne disent pas non plus ce qui vit encore. Le préavis, en particulier, n’est pas une donnée qu’on relève sans contrôle, et la page sur les dates explique pourquoi.