Quand un simple registre des contrats suffit-il ?

Le vrai coût d’un tableur, sur un exemple inventé

Personne ne publie ce chiffre, et nous n’allons pas en inventer un qui aurait l’air d’une mesure. Voici donc un calcul à refaire avec vos temps. Delta n’existe pas : ses volumes, ses durées et son coût horaire sont des hypothèses. Seul le prix de licence vient d’une page publique.

1. Lisez le résultat avec une hypothèse favorable à l’outil. Supposons que le logiciel supprime toute la saisie : Delta paie 432 € pour économiser 400 €, et garde sa revue mensuelle, car quelqu’un doit toujours décider de renouveler ou non. Le tableur reste moins cher, de peu.
2. Corrigez si vous payez déjà une signature. Si Delta paie déjà un outil de signature, comparez seulement le surcoût entre son abonnement et une offre avec dépôt. Le calcul peut alors s’inverser.
3. Ajoutez la perte, si elle existe. Ce calcul ne contient aucun oubli. Une reconduction subie change tout : chiffrez-la à part, sur un cas réel.

Quatre règles sans lesquelles le registre ne vaut rien

Un tableur sans ces règles est une liste de contrats, et elle ne protège de rien.

Une personne nommée le tient, avec un suppléant. Chaque contrat y porte deux dates : le terme et la date limite pour dénoncer. Ce n’est pas la même : une clause de reconduction écrite fixe un préavis à donner avant le terme, et ses dates se lisent dans le contrat. Sans clause, le Code civil joue autrement : à l’expiration d’un contrat à durée déterminée, continuer à l’exécuter vaut tacite reconduction (article 1215), ce qui donne un contrat à durée indéterminée (article 1214) dont on sort avec un préavis (article 1211). Une revue a lieu chaque mois, à date fixe, sur les dates des 90 prochains jours. Enfin, chaque ligne pointe vers l’exemplaire signé.

Le détail des colonnes et le calcul de la date limite ont leurs pages. Ici, seule compte la question : ces règles sont-elles tenues ?

Trois contrats tirés au hasard

Voici un test qui vous dira si votre registre tient. Il ne demande aucun logiciel.

1. Tirez trois contrats vivants au hasard. Pas ceux que vous connaissez par cœur. Prenez-les dans la comptabilité (un fournisseur payé chaque mois) plutôt que dans le registre : vous saurez aussi si le registre en a oublié.
2. Chronométrez trois réponses. Où est l’exemplaire signé ? Quelle est la date limite pour dénoncer ? Qui décide ? Notre repère : cinq minutes par contrat.
3. Lisez ce qui casse. Si la réponse manque, corrigez le registre et non l’outil. Si deux revues de suite ont sauté, c’est un problème de responsable, et un logiciel lui enverra des alertes qu’il ne lira pas davantage.

Les signes qu’il faut en sortir

Passer l’un de nos repères de volume, d’abord : 5 nouveaux contrats par mois vous mènent à l’échelon de la signature et du dépôt avec rappels, s’ils partent de votre modèle et se négocient peu. Une dizaine de négociations par mois, 3 valideurs ou plus sur la plupart des contrats, ou plus de 300 contrats vivants avec des obligations à suivre vous mènent au CLM. Peu de nouveaux contrats mais un gros stock, entre 100 et 300 contrats vivants : c’est un autre calcul, sur notre page consacrée à ce cas.

Un oubli qui a coûté alors que le registre était tenu, ensuite, même à faible volume. Là, le bon réflexe est l’outil le moins cher qui inclut les échéances, sans passer par un CLM complet.

Des accès qu’un tableur partagé ne sait plus séparer, enfin : tout le monde voit les montants et les contreparties. C’est un motif de changer d’endroit, que traite la page sur SharePoint, Notion et les outils déjà payés.