Tableur, SharePoint ou Notion pour suivre ses contrats ?
Vous avez décidé de ne pas acheter de CLM pour l’instant, et il reste à choisir dans quel outil déjà payé tenir votre registre.
Si vous êtes sur Microsoft 365 et que plusieurs personnes doivent lire ou mettre à jour le suivi, prenez une liste SharePoint. Si une seule personne tient le suivi, un tableur convient et vous n’avez pas à chercher plus loin. Notion ou Airtable ne se défendent que si l’équipe y travaille déjà tous les jours : ouvrir un compte pour vos contrats ajoute un outil à surveiller.
Un point vaut pour les quatre : l’alerte avant préavis reste à construire. Airtable annonce des alertes sur les renouvellements, mais sur une page de promotion, et aucun document lu pour les trois autres n’en décrit. Montez-la vous-même ou portez-la dans un agenda partagé, et vérifiez qu’elle arrive à quelqu’un. Si des contrats sensibles exigent des droits d’accès fins, une GED passe avant ces quatre outils.
Notre avis
Choisissez l’endroit où votre équipe travaille déjà, et n’achetez rien pour ça. L’outil compte moins que le responsable et la revue mensuelle.
Pourquoi
- Un registre sert s’il est ouvert. Un outil de plus dans la journée de chacun sera oublié avant vos contrats.
- SharePoint a un avantage concret sur Microsoft 365 : les listes, Teams et Power Automate font partie de licences que vous avez peut-être déjà, et Microsoft les combine lui-même dans une solution de contrats. Cette solution ajoute un traitement de documents, absent de sa liste de licences, et vise l’approbation, pas le suivi des échéances.
- Le tableur a le défaut d’un seul fichier et l’avantage de n’exiger aucune configuration. Pour une personne, le second l’emporte.
Ce qui change notre avis
Des données sensibles avec des droits fins (salaires, cessions, litiges) font passer une GED avant ces outils. Et si vous vous surprenez à construire des circuits de validation à plusieurs étapes, vous construisez un logiciel sans éditeur : revenez à nos repères du CLM.
L’ordre que nous conseillons
- Vous êtes sur Microsoft 365 et plusieurs personnes doivent lire ou mettre à jour le suivi : liste SharePoint.
- Une seule personne tient le suivi, quel que soit votre environnement : tableur.
- Toute l’équipe vit déjà dans Notion ou Airtable : tenez le registre là, en sachant ce qu’il faudra y construire.
- Contrats sensibles avec des droits d’accès fins : GED d’abord, registre ensuite.
Ce que chaque outil apporte, et ce qu’il vous laisse à faire
| Outil | Ce qu’on trouve dans sa documentation | Ce qui reste à votre charge |
|---|---|---|
| Liste SharePoint | Microsoft présente les listes pour suivre tickets, actifs ou contacts. Sa solution de contrats combine traitement de documents, listes, Teams et Power Automate. Seuls les trois derniers figurent dans la liste des licences Microsoft 365 Enterprise ou Business. Elle gère l’approbation des contrats, pas leurs échéances | Créer la liste : la page des modèles de listes ne mentionne pas de modèle de contrats. Construire les rappels et désigner qui administre |
| Tableur | Rien à lire : c’est un fichier | Une alerte dans un agenda à côté, car le fichier ne préviendra personne. Une seule version du fichier |
| Notion | Une sélection de modèles de registre sur sa place de marché, avec dates, parties et options de renouvellement | Aucune alerte native n’apparaît sur la page lue. Vérifier les droits d’accès |
| Airtable | Une page sur un dépôt de contrats avec agents d’IA, alertes aux équipes et tableaux de bord | Tout configurer. C’est une page de promotion, sans précision chiffrée ni prix lu |
SharePoint : jusqu’où aller sans y laisser trop de temps
Commencez par une liste avec les colonnes du registre. Tenez-vous-en là tant que la revue mensuelle suffit.
Le modèle de site « Contracts Management » de SharePoint n’est pas gratuit au sens où on l’entend : Microsoft indique qu’il faut une licence de traitement de documents, par utilisateur ou à l’usage, pour l’afficher et l’appliquer. Pour un registre, vous n’en avez pas besoin.
Power Automate peut porter une approbation simple. La licence gratuite permet de créer et d’exécuter des flux, sans les partager. Votre flux dépend donc de la personne qui l’a créé : vérifiez ce qu’il devient si elle part, et nommez un propriétaire. Microsoft décrit l’approbation de documents parmi ses scénarios SharePoint, sans décrire de registre de contrats, de date d’échéance ni de rappel : tout cela, c’est vous qui le construirez. La question de savoir si ces approbations suffisent à vos contrats a sa propre page.
Pour la signature, SharePoint eSignature est facturée 2,00 USD par demande, jusqu’à 10 destinataires, par un abonnement Azure, et repose sur la signature électronique simple selon Microsoft. Le prix se lit en dollars, sans tarif en euros sur la page.
Un essai sur 20 contrats avant de décider
Aucun éditeur ne documente l’effort de maintien ni la limite de volume de ces assemblages. Le plus simple est de le mesurer chez vous.
- Saisissez 20 contrats vivants. Prenez-en de plusieurs types, avec les colonnes du registre. Notez le temps passé et ce qui ne rentre pas.
- Réglez une alerte réelle. Une date test à sept jours, envoyée au responsable et à son suppléant. Vérifiez qu’elle arrive, dans la boîte de la bonne personne.
- Donnez l’accès à un collègue. Peut-il trouver un contrat sans aide ? Voit-il ce qu’il ne devrait pas voir ? Si ces droits ne se règlent pas simplement, c’est le signal d’une GED.
- Attendez une revue mensuelle complète. Notez ce qui casse après un mois de vie réelle : une date oubliée, un doublon, un fichier déplacé. Ce relevé vaut mieux que notre avis.
Limites de cette page
Aucun de ces outils n’a été testé pour cette page, et aucun prix de licence Microsoft 365 ou Power Automate n’a été lu : vérifiez ce que votre contrat Microsoft inclut déjà. L’absence d’un modèle ou d’une alerte sur une page ne prouve pas qu’elle n’existe pas ailleurs ; une liste personnalisée reste possible. Microsoft facture en dollars ses compteurs à l’usage. La solution Agreements de SharePoint, annoncée en 2024, n’est pas traitée : son statut actuel n’a pas pu être établi : demandez à votre administrateur Microsoft si elle vous est proposée. Nous ne comparons pas les GED.
Preuves et sources
Documentation Microsoft (listes, solution de gestion des contrats, Power Automate), pages de Notion et d’Airtable lues le 5 novembre 2026. Aucun de ces outils n’a été testé pour cette page. Aucun prix de licence Microsoft 365 ou Power Automate n’a été lu.
Voir les 10 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Notre avis. Liste SharePoint sur Microsoft 365, tableur pour une personne seule, Notion ou Airtable seulement si l’équipe y travaille déjà, GED avant eux pour des droits fins.
Portée : Registre tenu sans CLM.
Réserve : Avis fondé sur des documents lus, sans test des outils.
Relevé le 5 novembre 2026.
Déclaration de l’éditeur. Microsoft documente une solution de gestion de contrats construite à partir d’un traitement de documents, de listes SharePoint, de Teams et de Power Automate, et indique que SharePoint, Teams et Power Automate font partie des licences Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) ou Business (Basic, Standard, Premium).
Portée : Documentation Microsoft Learn.
Réserve : Un assemblage à configurer, pas un produit prêt à l’emploi. Le traitement documentaire n’y est pas chiffré.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Manage contracts using a Microsoft 365 solution non datée (page Learn). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Microsoft présente les listes pour suivre tickets, actifs, routines, contacts ou stocks ; la page des modèles de listes ne mentionne pas de modèle de contrats.
Portée : Page d’aide Microsoft.
Réserve : Absence d’un mot sur une page ; une liste personnalisée reste possible.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : List templates in Microsoft 365 non datée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Le modèle de site « Contracts Management » de SharePoint exige une licence de traitement de documents, par utilisateur ou à l’usage, pour être affiché et appliqué.
Portée : Page d’aide Microsoft.
Réserve : Le prix par utilisateur n’y figure pas.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Use the Contracts Management team site template non datée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Fait lu. La licence gratuite de Power Automate permet de créer et d’exécuter des flux cloud, sans partage.
Portée : Documentation Microsoft, comptes professionnels ou scolaires.
Réserve : Prix des licences payantes non lus.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Types of Power Automate licenses - Power Platform | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Microsoft présente l’approbation de documents parmi les scénarios de SharePoint avec Power Automate.
Portée : Documentation Microsoft.
Réserve : La page ne décrit ni registre de contrats, ni dates d’échéance, ni rappels.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Use SharePoint and Power Automate to build workflows - Power Automate | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. SharePoint eSignature est facturée 2,00 USD par demande de signature, jusqu’à 10 destinataires par demande, à l’usage par un abonnement Azure, et s’appuie sur la signature électronique simple au sens du règlement eIDAS.
Portée : Prix en dollars, HT ou TTC non dit, sans tarif en euros lu.
Réserve : Le site ne dit pas quel niveau de signature convient.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Pay-as-you-go services and pricing for Microsoft Syntex non datée (relevé 5 novembre 2026). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
- Microsoft : Overview of SharePoint eSignature non datée (mention d'essai jusqu'en juin 2026). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. La place de marché de Notion publie une sélection de modèles de registre de contrats avec des champs de dates, de parties, de termes et d’options de renouvellement.
Portée : Place de marché de modèles.
Réserve : Pas une fonction de gestion des contrats documentée par Notion ; aucune alerte native lue.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Notion : Top 7 Free Contract Record Templates non datée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Airtable décrit un dépôt de contrats avec extraction par IA, alertes aux équipes et tableaux de bord.
Portée : Page de promotion.
Réserve : Aucune précision chiffrée, aucun prix, aucune région d’hébergement lus.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Airtable : AI-powered contract repository: Airtable AI play non datée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Notre déduction. Si la licence gratuite ne permet pas de partager un flux, ce flux dépend de la personne qui l’a créé : il faut lui désigner un propriétaire.
Portée : Notre lecture de la licence gratuite.
Réserve : Le sort d’un flux après le départ de son auteur n’a pas été lu : à vérifier auprès de votre administrateur.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Types of Power Automate licenses - Power Platform | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.