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Quel Logiciel Contrats

Approbations Teams et Power Automate : assez pour vos contrats ?

Vous êtes sur Microsoft 365 et quelqu’un propose de monter le circuit de validation dans Teams plutôt que d’acheter un CLM.

Oui pour une validation linéaire : un document figé, deux ou trois personnes, une réponse. Microsoft documente ce cas, avec plusieurs modes d’approbation et une réponse depuis Outlook, Teams ou le centre d’actions.

Non si le contrat change pendant la validation. Microsoft documente une approbation de contenu dans une bibliothèque SharePoint, avec un identifiant de la version en attente. Dans ce que nous avons lu, rien ne relance le circuit quand le fichier bouge après l’accord : il vous faudrait le vérifier, le construire et le maintenir. Vérifiez aussi les licences de chacun : le connecteur Approbations est standard, ce qui ne dit rien des autres connecteurs de votre flux.

Notre avis

Prenez Power Automate pour un circuit de validation simple sur un document qui ne bouge plus. Si vos contrats changent pendant la validation, ce montage déplace le problème chez celui qui maintient le flux.

Pourquoi

  • Le besoin de base est couvert : tous répondent, le premier suffit, ou chacun à son tour, et le connecteur est standard.
  • La relance après une modification n’apparaît pas dans ce que nous avons lu, alors que Juro relance l’approbation après une modification interne et qu’Ironclad permet de la réinitialiser selon des conditions.
  • Un flux a un propriétaire. La licence gratuite exclut le partage : si son auteur part, le circuit part avec lui, sauf si vous l’avez prévu.

Ce qui change notre avis

Si la validation porte sur une version figée, avec un dépôt des contrats tenu ailleurs, Power Automate reste un bon choix même à 15 contrats par mois. Si le contrat se négocie pendant la validation, ou que vous atteignez nos repères de CLM, comparez plutôt à un CLM, sans compter le flux comme gratuit.

Ce que Microsoft documente et ce qui reste à construire

Microsoft décrit aussi une solution de gestion de contrats assemblée à partir de listes SharePoint, de Teams, de Power Automate et de Syntex. C’est un montage à configurer, dont la fiche Microsoft 365 parle ; ce tableau porte sur le seul circuit de validation.

Validation de contrats dans Microsoft 365, d’après les pages lues
BesoinDocumenté par MicrosoftCe qu’il vous reste à faire
Plusieurs valideursTous doivent répondre, premier à répondre, réponses personnalisées, ou approbation séquentielleChoisir le mode pour chaque étape. Dans le mode « tous », un seul refus fait avancer le flux
Répondre sans ouvrir un autre outilE-mail Outlook, carte Teams, centre d’actions de Power Automate, sous condition de licenceVérifier la licence de chaque valideur
Conserver les approbationsEnregistrées dans Dataverse ; réponses des modèles Teams stockées dans FormsVérifier la durée de conservation et l’export : non trouvés dans ce que nous avons lu
Une validation qui dureAu-delà de 30 jours, Microsoft conseille de stocker dans Dataverse, avec deux fluxLe construire, si vos contrats peuvent attendre aussi longtemps
Seuils, règles par montantPas de matrice dans les pages luesÉcrire la matrice, puis la construire dans le flux
Accord lié à une versionApprobation de contenu dans une bibliothèque SharePoint, avec un identifiant de la version en attente. Relance si le fichier change ensuite : rien trouvéFiger le fichier avant l’envoi, ou construire la relance
Échéances, registreRien dans ces pagesLe tenir ailleurs : voyez la page sur le suivi sans CLM

Les licences à vérifier

Microsoft écrit que toute licence donnant accès à Power Automate et aux connecteurs standard suffit pour créer des flux d’approbation : Power Automate, Office 365, ou Dynamics 365 avec Power Automate intégré. La première approbation demande une base Dataverse, créée automatiquement dans l’environnement par défaut, avec des conditions de rôle dans les autres environnements.

Trois réserves. La licence gratuite permet de créer et d’exécuter des flux avec les connecteurs standard, sans partage. Les connecteurs premium demandent une licence plus élevée : vérifiez chacun des connecteurs de votre flux. L’application Approbations de Teams a ses propres prérequis, dont une licence Forms pour créer de nouveaux modèles. Nous n’avons lu aucun prix : demandez-le à votre revendeur, en euros.

L’essai qui tranche, avant de choisir

  1. Montez un flux sur un vrai contrat ancien. Deux valideurs, une pièce jointe, une date. Une personne qui ne l’a pas construit le lance.
  2. Modifiez le fichier après le premier accord. Le premier accord tient-il encore ? Le second valideur voit-il le nouveau texte ? Si rien ne l’alerte, c’est le cas qui vous fera signer la mauvaise version.
  3. Faites refuser, puis relancer. Regardez qui sait ce qui a été refusé, et où.
  4. Retrouvez la preuve trois mois plus tard. Cherchez qui a validé quoi, sans l’auteur du flux, et exportez-le.
  5. Retirez l’auteur du flux. Qui le modifie quand il part ? Écrivez le nom d’un second propriétaire.

Limites de cette page

Ces pages décrivent les approbations en général ; seule la solution assemblée avec Syntex parle de contrats. Une absence dans nos lectures ne prouve pas qu’un montage soit impossible : un développeur Power Platform peut sans doute construire davantage, à un coût que nous ne connaissons pas. Nous n’avons lu ni les tarifs ni le guide de licences complet. La page de Microsoft sur l’approbation de contenu dans SharePoint ne dit pas ce que devient l’approbation si le fichier change ensuite : testez-le, c’est l’objet de l’essai ci-dessus.

Et maintenant ?

Faites l’essai sur un contrat ancien, en modifiant le fichier après le premier accord. S’il résiste et que vous n’atteignez pas nos repères de CLM, gardez le flux avec deux propriétaires ; sinon comparez à un CLM, sans compter le flux comme gratuit. Avant l’essai, vérifiez la licence de chaque connecteur et de chaque valideur.

Preuves et sources

Documentation Microsoft Learn en anglais sur Power Automate, ses licences, l’application Approbations de Teams et l’approbation de contenu dans SharePoint lue le 5 novembre 2026. Non lus : les tarifs des licences, le guide de licences complet, la page sur la gestion des demandes. Rien n’a été monté ni testé.

Voir les 11 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis

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