Comment éviter de signer la mauvaise version ?

Quatre gestes avant d’envoyer en signature

1. Nommez la version validée. Un seul endroit, et un seul fichier marqué comme validé, avec sa date. Dans Word et une messagerie, cela peut être un dossier partagé et un nom de fichier stable. Tout le reste est un brouillon.
2. Comparez la version validée au fichier qui part. Dans Word, la fonction Comparer crée une nouvelle copie avec des marques de révision et laisse l’original intact. Il ne doit rester aucune marque. La page de Microsoft lue vise Word 2019 sur Mac et ne décrit pas le traitement d’un suivi déjà présent : acceptez d’abord le suivi sur des copies.
3. Si un PDF part, relisez-le sur cinq points. Les parties et leur représentant, le montant, la durée, le préavis et les annexes. Comparer deux fichiers Word ne prouve pas que le PDF vient bien du bon fichier. Dans un outil, générez le PDF depuis la version validée et ouvrez-le.
4. Comparez aussi avec le dernier retour de l’autre partie. Si elle vous a renvoyé un fichier, comparez-le à votre dernier envoi, sans vous fier à son suivi des modifications : un changement fait hors suivi n’y apparaît pas. Cette comparaison se fait à la réception, avant la validation.

Ce que l’outil fait à votre place, s’il le fait

Trois questions à faire démontrer : qu’est-ce qui relance l’approbation, peut-on ajouter une version pendant la signature, et l’autre partie peut-elle modifier ce qui lui est envoyé ? Les pages lues répondent inégalement.

Chez Juro, une modification interne après approbation relance le circuit, et la page ne parle pas des modifications venues de l’autre partie. Avec son intégration Docusign, Juro indique que le document envoyé est verrouillé et que le PDF signé remplace la version précédente.

Chez Ironclad, le réglage par défaut relance dans tous les cas, mais le champ vide veut dire jamais. Vérifiez donc ce qui est réellement configuré.

Chez Tomorro, on ne peut pas ajouter de version depuis le complément Word quand le contrat est en signature ou signé. Une fois les approbations réunies, l’envoi peut partir automatiquement, selon l’étape configurée. Nous n’avons pas lu ce qui arrive à une approbation si le contrat change avant : posez la question. Le choix de ce qui doit relancer un circuit a sa propre page.

Le test à demander en démonstration

Faites approuver un contrat. Changez un chiffre dans le corps du texte. Tentez d’envoyer en signature. Recommencez en passant par un fichier Word réimporté, puis avec une seule correction d’orthographe. Enfin, essayez de déposer une version pendant la signature.

Vous saurez si l’approbation tombe, si l’envoi se bloque, et si la signature part d’une version dont vous pouvez retrouver le numéro. Si un seul de ces points échoue, gardez la comparaison manuelle.

La mauvaise version est déjà signée

Cette page ne vous aidera plus : ne remplacez aucun fichier, et conservez les deux versions avec leurs dates et leurs échanges. Le sort du contrat signé est une question de droit qui dépend de votre cas. Si l’enjeu est réel, parlez-en à votre conseil. Si les deux parties sont d’accord, la correction passe en général par un avenant, dont le suivi est traité sur la page voisine.