Microsoft 365 : assembler soi-même un suivi de contrats
Votre entreprise paie déjà Microsoft 365 et quelqu’un demande pourquoi acheter un logiciel de contrats alors que SharePoint, Teams et Power Automate sont là.
Microsoft 365 · logo de l’éditeur
Construisez sur Microsoft si vous êtes sous notre repère de base, soit moins de 5 nouveaux contrats par mois, moins de 100 contrats vivants et 2 valideurs au plus, et si une personne nommée administre l’ensemble. Vous avez déjà les briques, et ce volume ne justifie pas un logiciel de plus.
Au-delà, nous le déconseillons : vous construisez un logiciel sans éditeur, que personne ne corrigera si son auteur s’en va. Entre 5 et 15 nouveaux contrats par mois, partant de votre modèle et peu négociés, regardez d’abord un outil de signature et de dépôt avec rappels à prix public. À partir de nos repères de CLM métier (logiciel de gestion du cycle de vie des contrats), achetez : pour une PME française à flux commercial, Tomorro est notre premier nom. Ne comptez pas sur SharePoint Agreements : nous n’avons pas pu établir s’il existe aujourd’hui comme produit disponible.
Notre avis
Microsoft 365 suffit pour tenir un petit stock de contrats avec un administrateur identifié. Le jour où cet administrateur part, ou où vous dépassez nos repères, le montage vous coûte plus qu’il ne vous épargne.
Pourquoi
- Le guide de Microsoft existe et utilise des licences que vous avez peut-être déjà, mais il traite le tri des contrats, leur approbation et leur envoi vers le paiement, sans évoquer d’échéance ni de préavis.
- Le reste s’assemble : rien de ce que nous avons lu ne livre un registre de contrats avec dates de préavis, responsable et rappels déjà câblés.
- Votre vraie dépense est le temps de la personne qui entretient les listes et les flux, et aucune page Microsoft ne peut vous la chiffrer.
Ce qui change notre avis
Nous passons à l’achat dès que vous atteignez une dizaine de négociations par mois, 3 valideurs ou plus sur la plupart des contrats, ou plus de 300 contrats vivants avec des obligations à suivre. Entre 5 et 15 contrats par mois partant de votre modèle, regardez d’abord un dépôt avec rappels à prix public. Sans administrateur désigné, même sous ces seuils, restez sur un registre simple. Si Microsoft confirme un produit Agreements disponible chez vous, jugez-le comme tout CLM, sur devis et sur essai.
L’ordre que nous conseillons
- Sous notre repère de base avec un administrateur nommé : Microsoft 365, avec une liste SharePoint et un flux de rappel.
- Entre 5 et 15 nouveaux contrats par mois, peu négociés : un outil de signature et de dépôt avec rappels à prix public.
- Au-delà de nos repères de CLM métier : un CLM acheté, par exemple Tomorro pour une PME française à flux commercial, en comparant selon votre profil.
Ce que Microsoft livre et ce que vous devrez construire
Le guide Microsoft s’appelle « Manage contracts using a Microsoft 365 solution ». Il se présente lui-même comme un cadre à adapter, et son exemple s’arrête à l’approbation puis à la transmission au paiement : il répond à quatre questions (repérer les contrats, garder l’historique des approbations, offrir un site de revue, router le résultat). Il ne parle ni de renouvellement, ni de préavis.
Cette absence est le point à retenir, puisque des échéances découvertes trop tard sont probablement ce qui vous a amené ici. Une page Microsoft cite bien la création de flux de rappel SharePoint parmi ses scénarios. Nous n’avons pas lu sa fiche détaillée : le calcul de la date de préavis, la reconduction et le destinataire de secours resteront à votre charge.
| Besoin | Brique | Licence ou coût lu | Ce qui reste à faire |
|---|---|---|---|
| Registre | Liste SharePoint | Compris dans Microsoft 365 Enterprise E1, E3, E5, F3 ou Business Basic, Standard, Premium | Choisir les colonnes et les droits : voyez notre page sur l’outil du registre |
| Rappels | Flux de rappel SharePoint avec Power Automate | Licence Power Automate comprise dans ces offres, selon le guide | Calculer le préavis, gérer la reconduction, prévoir un remplaçant |
| Validation | Approbations Power Automate ou Teams | Connecteur standard ; pour Teams, base Dataverse et licence Forms pour créer des modèles | Voyez notre page sur les approbations Teams |
| Extraction | Traitement de documents | Licence par utilisateur ou à l’usage, en plus | Entraîner et contrôler les modèles |
| Signature | SharePoint eSignature | 2,00 USD par demande, jusqu’à 10 destinataires, par abonnement Azure | Activer, ouvrir l’accès aux invités externes |
Microsoft ou un CLM acheté : où passe la frontière
On pose la question sous la forme « Microsoft ou Tomorro ? », mais Tomorro n’y est qu’un exemple : l’arbitrage est le même avec tout CLM. Vous choisissez entre construire et acheter.
Sous notre repère de base, construisez. Ce seuil n’est pas une norme : c’est le volume où, à notre avis, une personne garde encore le stock en tête et où le coût d’un outil de plus ne se rattrape pas. Au-delà d’une dizaine de négociations par mois, de 3 valideurs sur la plupart des contrats ou de 300 contrats vivants avec des obligations à suivre, achetez. Vous auriez à refaire vous-même les versions liées au circuit, les modèles, les clauses de repli et le support, et vous le paieriez en temps de quelqu’un dont ce n’est pas le métier.
Deux exceptions tiennent même sous le seuil. Sans personne capable d’administrer, n’assemblez pas : tenez un registre simple. Et si votre circuit dépend de versions qui changent pendant la validation, lisez d’abord notre page sur les approbations Teams et Power Automate.
Si l’administrateur part, que reste-t-il ?
Le risque propre à ce montage est celui-ci : l’entreprise croit avoir un outil, alors qu’elle a les flux d’une personne. Les rappels peuvent s’arrêter le jour où son compte est fermé, sans que le registre change d’apparence. C’est notre analyse, sans cas observé. Microsoft indique par ailleurs que la licence gratuite de Power Automate ne permet pas de partager un flux, et qu’une licence Process permet de maintenir un flux sans que chaque copropriétaire ait une licence : qui possède le flux est donc une vraie question.
Avant de décider, faites ce test sur 20 contrats.
- Créer la liste. Colonnes minimales : contrepartie, date de fin, préavis en mois, date limite calculée, responsable, remplaçant. Le détail des champs est sur notre page dédiée.
- Monter un rappel. Prévenir le responsable avant la date limite et le remplaçant si rien ne bouge. Noter le temps passé.
- Changer de propriétaire. Faire reprendre le flux par une autre personne, sans l’aide de son auteur. Si elle n’y arrive pas, le risque est déjà là.
- Simuler un départ. Noter ce qui se passe si le compte du propriétaire n’a plus sa licence. Faites-le avec votre service informatique, sur un flux de test.
- Écrire le verdict. Si le test demande plus d’un administrateur ou casse à la reprise, passez à l’achat.
SharePoint Agreements : ne le comptez pas comme acquis
En mai 2024, un billet du blog communautaire de Microsoft présente une solution Agreements dans SharePoint Premium : modèles créés dans Word, génération, revue avec analyse d’écarts par IA, signature, rapports. Elle est alors en préversion, avec une inscription. Le billet a été mis à jour en juillet 2024.
Nous n’avons lu aucune page Microsoft à jour sur ce produit. Nous ne pouvons dire ni qu’il est disponible, ni qu’il est retiré, ni combien il coûte. Les noms ne facilitent rien : le guide de solution vit à une adresse « syntex », parle de « traitement de documents », et le billet parle de SharePoint Premium.
Vérifiez vous-même dans votre centre d’administration Microsoft 365, ou demandez à votre revendeur. Ne bâtissez pas de décision sur une préversion dont vous ne connaissez pas le sort.
Combien coûte la signature, et ce qu’elle demande
SharePoint eSignature coûte 2,00 USD par demande, une demande comptant jusqu’à 10 destinataires. Exemple fictif : 60 contrats signés par an, à une demande chacun, font 120 USD (60 × 2,00). Le montant n’est pas le sujet.
Le sujet, c’est la mise en route. Il faut relier un abonnement Azure à la facturation à l’usage, faire activer le service par un administrateur et, pour des signataires extérieurs qui ne sont pas déjà invités, activer l’intégration d’invités de Microsoft Entra pour SharePoint et OneDrive. Microsoft indique qu’il s’agit de signatures électroniques simples au sens du règlement eIDAS et vous invite à vérifier si cela vous convient. Le choix du niveau de signature sort du cadre de ce site.
D’autres compteurs existent, comme le traitement de documents, mais nous ne donnons pas de prix par contrat : il varie selon les pages, le format et les modèles appliqués.
Limites de cette page
Nous n’avons rien construit ni testé. Les prix relevés sont ceux de la page de services à l’usage, en dollars, sans mention de taxes ; les licences Microsoft 365 et Power Automate ne sont pas chiffrées ici, et les compteurs de stockage ne sont pas repris.
Nos repères sont nos opinions, et le risque lié au départ de l’administrateur est notre analyse, sans cas observé. Aucun éditeur ne documente l’effort de maintenance d’un tel montage : le test sur 20 contrats est là pour vous le faire mesurer.
Nous n’avons pas lu où sont hébergés les documents, ni la durée de conservation des approbations. Votre administrateur peut les vérifier pour votre organisation.
Preuves et sources
Guide Microsoft de solution de gestion de contrats (mis à jour en août 2025), modèle de site, pages de licences, d’approbations, de signature électronique et de prix à l’usage, lus le 5 novembre 2026, ainsi qu’un billet de 2024 sur Agreements. Non lus : une page à jour sur Agreements, les prix des licences Microsoft 365 et Power Automate, le détail des flux de rappel. Aucun montage construit ni testé.
Voir les 13 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Notre avis. Construire sur Microsoft 365 se défend sous notre repère de base (moins de 5 nouveaux contrats par mois, moins de 100 contrats vivants, 2 valideurs au plus) si une personne nommée administre l’ensemble ; au-delà de nos repères de CLM métier, nous conseillons d’acheter.
Portée : Repères du site, sans source externe.
Réserve : Avis sans test d’un tel montage. Tomorro n’y est qu’un exemple de CLM.
Relevé le 5 novembre 2026.
Déclaration de l’éditeur. Microsoft Learn décrit une solution de gestion de contrats à créer avec le traitement de documents, des listes SharePoint, Teams et Power Automate, pour repérer les contrats, garder l’historique des approbations, offrir un site de revue et router le résultat vers le paiement.
Portée : Page en anglais, dernière mise à jour affichée en août 2025.
Réserve : Cadre à adapter : la page ne mentionne ni renouvellement, ni préavis, ni échéance.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Manage contracts using a Microsoft 365 solution non datée (page Learn). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Selon ce guide, SharePoint, Teams et Power Automate sont disponibles dans les licences Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) ou Business (Basic, Standard, Premium).
Portée : Page en anglais.
Réserve : Prix de ces licences non lus. Le traitement de documents n’y figure pas.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Manage contracts using a Microsoft 365 solution non datée (page Learn). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Le modèle de site « Contracts Management » de SharePoint exige une licence de traitement de documents, par utilisateur ou à l’usage, pour être vu et appliqué ; il offre notamment des listes pour suivre les demandes de contrat et les contrats de service.
Portée : Page Microsoft Support en anglais.
Réserve : Prix par utilisateur non donné.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Use the Contracts Management team site template non datée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Fait lu. La page Microsoft sur SharePoint et Power Automate cite la création de flux de rappel SharePoint parmi ses scénarios, et l’approbation de documents.
Portée : Documentation Microsoft Learn en anglais.
Réserve : La fiche détaillée sur les rappels n’a pas été lue ; rien sur les préavis ou un registre de contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Use SharePoint and Power Automate to build workflows - Power Automate | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Power Automate propose des approbations ; le connecteur Approbations est standard, si bien que toute licence donnant accès à Power Automate et aux connecteurs standard suffit pour créer des flux d’approbation.
Portée : Documentation Microsoft Learn en anglais.
Réserve : Ni matrice de délégation, ni seuils par montant décrits.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Get started with Power Automate approvals - Power Automate | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Microsoft : Create and test an approval workflow with Power Automate - Power Automate | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’application Approbations de Teams stocke les approbations dans Dataverse, dans l’environnement par défaut, et demande une licence Forms pour créer de nouveaux modèles.
Portée : Documentation Microsoft Learn en anglais.
Réserve : Durée de conservation non lue.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Manage the Approvals app in Microsoft Teams - Microsoft Teams | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. La licence gratuite de Power Automate permet de créer et d’exécuter des flux cloud avec des connecteurs standard, sans partage ; une licence Process permet de maintenir un flux sans que chaque copropriétaire ait une licence.
Portée : Documentation Microsoft Learn en anglais ; prix non affichés.
Réserve : Les conséquences concrètes du départ d’un propriétaire de flux n’y sont pas décrites : c’est notre analyse.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Types of Power Automate licenses - Power Platform | Microsoft Learn non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. SharePoint eSignature coûte 2,00 USD par demande de signature électronique, une demande pouvant comporter jusqu’à 10 destinataires, facturés à l’usage sur un abonnement Azure.
Portée : Page en français, prix en dollars, par demande ; HT ou TTC non dit.
Réserve : Prix en euros non lu.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Pay-as-you-go services and pricing for Microsoft Syntex non datée (relevé 5 novembre 2026). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Notre déduction. Exemple fictif : 60 demandes de signature par an à 2,00 USD font 120 USD.
Portée : Notre calcul sur le prix affiché ; situation fictive.
Réserve : Ne couvre ni les licences, ni le temps d’administration.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Pay-as-you-go services and pricing for Microsoft Syntex non datée (relevé 5 novembre 2026). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. SharePoint eSignature exige de relier un abonnement Azure à la facturation à l’usage et une activation par un administrateur. Pour des destinataires extérieurs qui ne sont pas déjà invités, il faut activer l’intégration de Microsoft Entra B2B pour SharePoint et OneDrive. Le service utilise la signature électronique simple au sens du règlement eIDAS.
Portée : Microsoft Learn en anglais.
Réserve : Ne dit pas quel niveau de signature convient à votre contrat, ni où sont hébergés les documents.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Overview of SharePoint eSignature non datée (mention d'essai jusqu'en juin 2026). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. En mai 2024, un billet du blog communautaire Microsoft 365 a présenté une solution Agreements dans SharePoint Premium, alors en préversion avec inscription ; il a été mis à jour en juillet 2024.
Portée : Billet des 7 mai et 9 juillet 2024.
Réserve : Statut actuel non établi : ni disponibilité, ni retrait, ni prix. Aucune page Microsoft à jour n’a été lue.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft Tech Community : How SharePoint Premium helps create, manage, and sign agreements 7 mai 2024 (mis à jour 9 juillet 2024). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Notre avis. Le risque principal d’un montage Microsoft est la dépendance à la personne qui possède les flux et les listes.
Portée : Analyse du site, sans cas observé.
Réserve : À mesurer avec le test sur 20 contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.