Que mettre dans un registre des contrats ?
Vous ouvrez un tableur pour suivre vos contrats et vous hésitez entre une liste trop courte qui ne préviendra de rien et trente colonnes que personne ne remplira.
Douze colonnes au plus. Trois colonnes évitent directement une perte : la date limite de dénonciation, le responsable et le lien vers l’exemplaire signé. Le reste du contrat se relit dans le contrat.
Cette liste sert au suivi du quotidien. Un groupe à plusieurs sociétés ajoute l’entité signataire et la devise, soit quatorze colonnes, et s’arrête là. Si vous préparez un import dans un logiciel, le modèle d’import de l’éditeur passe avant cette liste.
Notre avis
Une colonne n’existe que si quelqu’un s’en sert pour agir ou pour décider. Au-delà de douze, on arrête de remplir, et un registre à moitié rempli trompe plus qu’il n’aide.
Pourquoi
- La date limite de dénonciation est la seule colonne qui déclenche une action avant qu’il soit trop tard. La date de fin n’y suffit pas.
- Sans responsable sur la ligne, la date existe et personne ne décide.
- La date de conclusion et le début de la relation semblent secondaires, mais ils changent le droit qui s’applique ou la longueur du préavis à prévoir.
Ce qui change notre avis
Un groupe multi-sociétés ajoute l’entité signataire et la devise. Une colonne de plus se justifie si elle sert à une revue réelle chez vous, à condition d’en retirer une autre.
Les douze colonnes, et à quoi chacune sert
| Colonne | Ce qu’on y met | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| 1. Contrat | Objet en quelques mots | Retrouver la ligne |
| 2. Contrepartie | Nom de la société | Trier, repérer les doublons et les relations multiples |
| 3. Sens | Vente, achat, partenariat, autre | Répartir la revue entre les équipes |
| 4. Date de conclusion | Date de signature | Repérer les contrats d’avant le 1er octobre 2016, restés soumis à la loi ancienne |
| 5. Début de la relation | Pour une relation récurrente : date de la première commande ou facture avec cette contrepartie, même si elle précède le contrat ; « à retrouver » si vous ne l’avez pas | Garder ce qui compte pour le préavis d’une relation commerciale établie |
| 6. Fin de la période en cours | Le terme, ou « durée indéterminée » | Savoir ce qui arrive et quand |
| 7. Sortie | Reconduction par clause et sa durée, ou préavis libre | Savoir quel engagement court si l’on ne fait rien |
| 8. Préavis | Durée et forme écrite au contrat | Calculer la colonne suivante, préparer le bon envoi |
| 9. Date limite de dénonciation | Date calculée, moins votre délai interne | Déclencher la décision à temps |
| 10. Montant annuel | Montant et HT ou TTC | Classer les enjeux, chiffrer un oubli |
| 11. Responsable | Une personne et son suppléant, pas un service | Savoir qui décide de renouveler ou non |
| 12. Exemplaire signé | Lien vers le fichier, ou « introuvable » | Relire avant de décider, repérer ce qui manque |
Trois colonnes dont l’utilité ne saute pas aux yeux
La date de conclusion. L’ordonnance du 10 février 2016 dit que les contrats conclus avant le 1er octobre 2016 restent soumis à la loi ancienne. Les articles du Code civil sur la durée des contrats ne décrivent donc que les suivants : nous en déduisons qu’il faut savoir de quel côté se trouve chaque ligne. Un contrat ancien renouvelé depuis cette date pose une question à part, que ces textes ne tranchent pas : interrogez votre conseil si l’enjeu le justifie.
Le début de la relation. L’article L442-1 du Code de commerce, dans sa version en vigueur depuis le 20 août 2026, vise la rupture brutale, même partielle, d’une relation commerciale établie, sans préavis écrit tenant compte notamment de sa durée. Le texte ne donne aucun barème, et cette colonne ne calcule aucun préavis. Elle garde simplement une date qui peut précéder de plusieurs années le contrat en cours et qu’on recherche mal le jour où l’on veut partir. La page sur la rupture brutale dit quelles autres dates garder.
La sortie. Un contrat poursuivi après son terme sans clause devient à durée indéterminée (articles 1215 et 1214 du Code civil), et l’on en sort par un préavis (article 1211). Un contrat avec une clause de reconduction suit la période et le préavis écrits dans la clause. Mélanger les deux dans une seule colonne « renouvellement » fait perdre l’information qui compte.
Une ligne remplie, et la formule de la date limite
Exemple fictif : un contrat de maintenance avec Omega, conclu le 15 janvier 2024, première commande à Omega le 4 mars 2019 (colonne 5), reconduit par clause pour 12 mois, préavis de 3 mois par lettre recommandée, période en cours jusqu’au 31 décembre 2027, 11 400 € par an, délai interne de 15 jours.
Dans un tableur français, la formule est : =MOIS.DECALER(fin ; -préavis en mois) - délai interne. Avec nos valeurs : 3 mois avant le 31 décembre 2027 donnent le 30 septembre 2027, moins 15 jours, soit le 15 septembre 2027. C’est cette date qui entre en colonne 9.
Vérifiez dans le contrat si le préavis compte à l’envoi ou à la réception, et comment il se calcule : c’est la clause qui décide. La méthode complète a sa page.
Ce qu’il vaut mieux laisser dans le contrat
Le résumé des clauses, d’abord. Il vieillit, personne ne le vérifie, et on finit par se fier au résumé plutôt qu’au texte. Mettez plutôt le lien en colonne 12.
Les obligations détaillées, ensuite. Si vous en avez assez pour vouloir les suivre une par une, vous approchez de notre repère du CLM, plus de 300 contrats vivants avec des obligations à suivre, ou vous avez besoin d’un suivi à part pour quelques contrats précis, sans gonfler toutes les lignes.
Les colonnes d’état remplies à la main (« en cours », « à revoir »), enfin : elles sont fausses dès la deuxième semaine. La date limite suffit à trier.
Limites de cette page
Cette liste et le plafond de douze colonnes sont notre opinion, sans mesure derrière, et nous n’avons lu aucun texte qui impose ces colonnes. Elle ne remplace pas le modèle d’import d’un logiciel, plus strict sur les formats. La colonne 5 ne calcule aucun préavis : l’article L442-1 ne donne pas de barème, et le lien avec une clause de sortie écrite n’y est pas réglé. La colonne 9 repose sur votre lecture de la clause : en cas de doute sur un contrat important, faites relire le calcul.
Preuves et sources
Code civil (articles 1211 à 1215), Code de commerce (article L442-1) et ordonnance du 10 février 2016 lus sur Légifrance le 5 novembre 2026. La liste de colonnes est notre proposition : aucun texte n’impose un registre de contrats dans cette forme, d’après ce que nous avons lu.
Voir les 8 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Notre avis. Douze colonnes au plus pour un registre de suivi, dont le responsable et la date limite de dénonciation ; quatorze dans un groupe avec l’entité signataire et la devise.
Portée : Registre tenu à la main, hors import dans un logiciel.
Réserve : Proposition éditoriale, sans norme derrière.
Relevé le 5 novembre 2026.
Fait lu. L’article 9 de l’ordonnance du 10 février 2016 prévoit une entrée en vigueur le 1er octobre 2016 et maintient les contrats conclus avant cette date sous la loi ancienne.
Portée : Ordonnance n° 2016-131, article 9.
Réserve : Le droit ancien n’a pas été lu.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article 9 - Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations - Légif en vigueur depuis le 01 octobre 2016. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre déduction. Un stock peut mêler des contrats d’avant et d’après le 1er octobre 2016 : la date de conclusion est un champ à relever.
Portée : Déduction limitée à l’utilité du champ.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article 9 - Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations - Légif en vigueur depuis le 01 octobre 2016. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article L442-1 II du Code de commerce engage la responsabilité de celui qui rompt brutalement, même partiellement, une relation commerciale établie en l’absence d’un préavis écrit tenant compte notamment de la durée de la relation.
Portée : Personnes exerçant des activités de production, de distribution ou de services.
Réserve : Le texte ne donne pas de barème. En cas de litige sur la durée, un préavis de dix-huit mois écarte la responsabilité pour durée insuffisante : c’est un plafond protecteur, pas la durée due.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article L442-1 - Code de commerce - Légifrance en vigueur depuis le 20 août 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre déduction. Pour une relation récurrente, le registre gagne à garder la date de début de relation, qui peut précéder le contrat en cours.
Portée : Aide de suivi.
Réserve : Ne constitue pas un calcul de préavis.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article L442-1 - Code de commerce - Légifrance en vigueur depuis le 20 août 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Selon les articles 1214 et 1215 du Code civil, un contrat à durée déterminée exécuté après son terme est tacitement reconduit et devient à durée indéterminée ; l’article 1211 permet d’y mettre fin avec le préavis prévu ou, à défaut, un délai raisonnable.
Portée : Code civil, contrats conclus depuis le 1er octobre 2016.
Réserve : Une clause de reconduction écrite se lit dans le contrat ; ces articles n’en décrivent pas le jeu.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Section 3 : La durée du contrat (Articles 1210 à 1215) - Légifrance articles en vigueur depuis le 01 octobre 2016, affichés au 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre méthode. Exemple fictif : un préavis de 3 mois avant le 31 décembre 2027 donne le 30 septembre 2027, et un délai interne de 15 jours donne le 15 septembre 2027.
Portée : Contrat inventé. Calcul à refaire à la main.
Réserve : La clause du contrat décide du décompte réel.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre déduction. D’après les textes que nous avons lus, aucun n’impose à une entreprise de tenir un registre de contrats dans cette forme.
Portée : Textes lus pour cette page.
Réserve : Absence dans ce que nous avons lu : un régime sectoriel peut imposer d’autres registres.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Section 3 : La durée du contrat (Articles 1210 à 1215) - Légifrance articles en vigueur depuis le 01 octobre 2016, affichés au 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Légifrance : Article L442-1 - Code de commerce - Légifrance en vigueur depuis le 20 août 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.