Comment compter son flux de contrats avant d’acheter ?
Avant une démonstration ou un devis, on vous demande combien de contrats vous traitez par mois, et personne n’a de chiffre qu’il puisse montrer.
Prenez les trois derniers mois complets, faites une ligne par contrat à partir de votre messagerie et de votre outil de signature, et tirez-en trois chiffres : nouveaux contrats par mois, négociations par mois, nombre de valideurs le plus fréquent. Un chiffre de mémoire n’est pas vérifiable : comptez.
Trois mois sont notre opinion, un compromis entre un mois trop isolé et une année que personne ne relira. Si votre activité est saisonnière, comptez sur douze mois.
Notre avis
Ce comptage se fait avant de parler à un éditeur. Vous arriverez à la démonstration avec vos chiffres plutôt qu’avec les catégories du commercial.
Pourquoi
- Un chiffre compté peut se discuter ligne par ligne, ce qui n’est pas possible avec un souvenir.
- La négociation pèse plus que le volume dans notre échelle : 30 contrats signés sans discussion n’ont rien à voir avec 10 qui reviennent annotés. Seul le comptage ligne à ligne les sépare.
- Le même tableau sert ensuite : il donne vos cas de test pour une démonstration et votre volume d’envois pour lire une grille de prix.
Ce qui change notre avis
Activité saisonnière : douze mois au lieu de trois. Flux très faible, moins de 3 contrats en trois mois : six mois, car trois lignes de plus ou de moins changent tout. Et si votre stock vous inquiète plus que votre flux, c’est l’inventaire qu’il faut faire.
La feuille à remplir
Une ligne par contrat. Sept colonnes suffisent : date, contrepartie, type, contrat parti de votre modèle ou de celui de l’autre partie, nombre de retours de l’autre partie, nombre de personnes qui ont validé chez vous, signé ou non.
- Choisissez trois mois complets et ordinaires. Les trois derniers. Si l’un d’eux est anormal (août, un déménagement, un gros client exceptionnel), remontez d’un mois et notez-le.
- Partez de votre outil de signature. Exportez les envois sur la période. C’est la source la plus propre, mais elle ignore les contrats signés au stylo et ceux jamais signés.
- Complétez avec la messagerie. Cherchez dans les boîtes de ceux qui envoient les contrats : « contrat », « avenant », « NDA », « accord de confidentialité », « bon de commande », « signé », et les pièces jointes Word. Demandez à chacun de faire la recherche dans sa propre boîte.
- Dédoublonnez. Plusieurs fils pour une même contrepartie et un même objet font une seule ligne. Les retours se comptent en colonne, pas en lignes.
- Remplissez les colonnes négociation et valideurs. Un retour, c’est un fichier ou un message où l’autre partie demande une modification. Pour les valideurs, comptez les personnes dont l’accord était nécessaire, y compris le signataire s’il relit vraiment.
Cinq règles pour ne pas compter de travers
Un avenant compte s’il a suivi une validation ou une discussion. Un simple changement d’adresse de facturation ne compte pas.
Une commande passée dans le cadre d’un contrat existant, sans discussion, ne compte pas. Si elle a été négociée, elle compte.
Un contrat jamais signé compte, car il a consommé le même travail. Notez-le « non signé ».
Les accords de confidentialité comptent, mais gardez-les identifiables : ils gonflent le volume sans gonfler le travail.
Les contrats de travail et les actes immobiliers restent à part : ils ne suivent pas le même circuit et notre échelle ne les couvre pas telle quelle.
Un exemple fictif, du tableau à l’échelon
Zêta n’existe pas. Sur trois mois, sa feuille compte 33 lignes : 12 accords de confidentialité et 9 contrats clients, tous partis de son modèle et signés sans retour, 8 contrats clients négociés et 4 contrats fournisseurs négociés.
| Chiffre | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Nouveaux contrats par mois | 33 ÷ 3 | 11 |
| Le même, hors accords de confidentialité | 21 ÷ 3 | 7 |
| Négociations par mois | (8 + 4) ÷ 3 | 4 |
| Part partie de son modèle, sans retour | (12 + 9) ÷ 33 | 64 % |
| Valideurs | 25 contrats à 2 valideurs, 8 à 3 | 2 pour le cas le plus fréquent |
| Envois par an, si le rythme tient | 11 × 12 | 132 |
Ce que ces chiffres disent à Zêta
Avec 11 nouveaux contrats par mois, Zêta quitte le repère du registre. Avec 4 négociations par mois et 2 valideurs dans le cas le plus fréquent, elle n’atteint pas celui du CLM. Son échelon probable est la signature et le dépôt avec rappels, si ses contrats partent de son modèle et se négocient peu, ce qui est vrai pour 64 % d’entre eux.
Les 36 % restants méritent un regard : si l’une des 4 négociations mensuelles immobilise un commercial pendant des semaines, le comptage ne suffira pas, et il faudra mesurer le temps de validation par étape. Cette mesure a sa page, et notre échelle complète se lit sur la page du besoin.
Si votre activité a des saisons
Trois mois donneront alors un chiffre faux dans un sens ou dans l’autre. Comptez sur douze mois, et faites apparaître deux nombres : la moyenne et le pic.
Exemple fictif : 60 contrats par an, dont 30 sur un même trimestre. La moyenne est de 5 par mois (60 ÷ 12), le pic de 10 par mois (30 ÷ 3). Notre avis : la moyenne dimensionne la licence, le pic dimensionne le circuit. Trois mois de presse ne justifient pas à eux seuls un CLM payé douze mois, sauf si ces trois mois portent l’essentiel de votre chiffre d’affaires et qu’une signature en retard y coûte une vente.
Limites de cette page
Un comptage sur messagerie laisse passer les contrats traités par téléphone ou par une boîte personnelle : il donne un ordre de grandeur, à recouper avec l’outil de signature et la comptabilité. Trois mois restent une opinion. Le comptage ne mesure ni le temps passé ni la qualité des contrats, et ne dit rien du stock.
Preuves et sources
Rédigé le 5 novembre 2026. Cette méthode est la nôtre, sans source extérieure à citer. L’exemple chiffré est fictif.
Voir les 5 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Notre avis. Trois mois de messagerie et d’outil de signature suffisent à compter le flux ; douze mois pour une activité saisonnière, six pour un flux très faible.
Portée : Comptage préalable à un achat.
Réserve : Durées assumées, sans étude. Le protocole ne prétend pas qu’un chiffre de mémoire se trompe dans un sens donné : il n’est simplement pas vérifiable.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre méthode. Le protocole : une ligne par contrat, sept colonnes, cinq règles de comptage.
Portée : À appliquer à sa propre messagerie.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre déduction. Exemple fictif de Zêta : 33 ÷ 3 = 11 ; 21 ÷ 3 = 7 ; 12 ÷ 3 = 4 ; 21 ÷ 33 = 64 % ; 11 × 12 = 132.
Portée : Entreprise et contrats inventés.
Réserve : Ne décrit aucun résultat réel.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre déduction. Exemple fictif saisonnier : 60 ÷ 12 = 5 par mois en moyenne, 30 ÷ 3 = 10 par mois au pic.
Portée : Chiffres inventés.
Relevé le 5 novembre 2026.
Notre avis. Notre repère : registre sous 5 nouveaux contrats par mois, signature et dépôt avec rappels de 5 à 15 partant de votre modèle et peu négociés, CLM à partir d’une dizaine de négociations par mois ou de 3 valideurs ou plus sur la plupart des contrats.
Portée : PME et ETI françaises ; hors transaction immobilière et actes notariés.
Réserve : Aucune source ne fixe ces seuils.
Relevé le 5 novembre 2026.