Purger les contrats expirés : quelle règle appliquer ?
Votre stock contient des contrats expirés depuis longtemps, personne n’ose les supprimer, et la reprise vous oblige à décider quoi en faire.
Fixez des durées écrites par catégorie de contrats, puis appliquez-les. Garder sans limite n’est pas une solution prudente : vos contrats nomment des signataires et des contacts, et le RGPD limite la conservation de ces données au temps nécessaire. La fiche Service Public le dit aussi : une entreprise peut archiver au-delà du minimum, sauf si les documents contiennent des données personnelles.
Supprimer trop tôt fait courir l’autre risque, celui de manquer d’une preuve. D’où l’ordre : la durée de conservation d’abord, la purge ensuite, et jamais sur un contrat visé par un litige ou un audit.
Notre avis
Une purge se décide une fois, dans un tableau, et s’exécute ensuite sans débat. Supprimer au cas par cas, ou ne jamais supprimer, revient à ne pas avoir de règle.
Pourquoi
- La durée vous appartient : faute de texte, la CNIL demande au responsable de la fixer selon la finalité. Si vous ne décidez pas, personne ne le fera pour vous.
- Le RGPD attend que vous puissiez le démontrer : le registre des traitements porte, dans la mesure du possible, les délais d’effacement.
- La reprise est le bon moment : un contrat dont la durée est écoulée n’a pas à entrer dans l’outil, et ce tri vous épargne sa saisie.
Ce qui change notre avis
Un litige, un audit ou un contrôle en cours ou annoncé : gelez les contrats visés et suspendez leur suppression jusqu’à la levée écrite. Le droit à l’effacement lui-même cède quand le traitement est nécessaire à la défense de droits en justice ou à une obligation légale.
Trois états pour un contrat, pas deux
La CNIL décrit un cycle de vie en trois phases. La première correspond au temps de l’objectif poursuivi : pour vous, la vie du contrat. La deuxième est l’archivage intermédiaire : le dossier est clos, mais il garde un intérêt administratif, comme un éventuel contentieux, ou une obligation légale le retient. Les données y sont consultées ponctuellement, par des personnes habilitées. La troisième, l’archivage définitif, ne concerne que certaines informations, et n’est pas systématique, pas plus que la deuxième.
À l’issue de ces phases, le principe est l’effacement. La CNIL admet l’anonymisation à la place, à condition qu’elle rende impossible toute réidentification. Rayer un nom dans un PDF n’y suffit pas forcément, surtout si le reste du contrat permet de retrouver la personne. Dans le doute, considérez qu’il faut supprimer.
Le tableau à remplir une fois
Ne cherchez pas une durée RGPD des contrats : nous n’en avons trouvé aucune. Les durées viennent de la preuve, de la comptabilité, de la fiscalité ou d’un texte propre au contrat, et la page sur la conservation les explique. Voici une trame, avec les points de départ, que vous adapterez avec votre conseil ou votre expert-comptable.
| Catégorie | Ce que nous avons lu | Notre réglage de départ |
|---|---|---|
| Contrat commercial courant | Cinq ans selon Service Public, sans point de départ. Ce chiffre correspond à des délais d’action, comme ceux des articles 2224 du Code civil et L110-4 du Code de commerce | Cinq ans après la fin des obligations. C’est notre conseil et non une règle légale |
| Contrat qui sert de pièce comptable | Dix ans pour les pièces justificatives (article L123-22), sans que le texte cite les contrats | À faire trancher par l’expert-comptable, par catégorie |
| Pièce soumise au contrôle fiscal | Six ans selon l’article L102 B en vigueur au 5 novembre 2026. Dix ans selon sa version au 1er janvier 2027, pour les pièces dont le délai expire après cette date | À faire trancher par l’expert-comptable. Revoir cette ligne début 2027 |
| Acquisition ou cession immobilière | Trente ans selon Service Public | Trente ans |
| Contrat en litige, audit ou contrôle | Le droit à l’effacement cède pour la défense de droits en justice | Gel jusqu’à la levée écrite |
Exécuter la purge sans se le reprocher
- Partez de la bonne date. Comptez depuis la fin des obligations du contrat, avenants compris, et non depuis la signature : l’article 2224 fait courir l’action depuis la connaissance des faits.
- Vérifiez le gel. Interrogez le service juridique, la comptabilité et les achats sur les litiges, audits et contrôles en cours ou annoncés. Un contrat gelé sort de la liste.
- Regardez ce qui survit. Une garantie ou une confidentialité encore en cours prolonge la durée. Ce contrat relève encore du suivi.
- Faites valider la liste une fois par an. Par une personne désignée : responsable juridique ou délégué à la protection des données. Ce rythme est notre repère, le RGPD n’en fixe pas.
- Supprimez partout. Outil, archive, dossiers partagés, papier. Demandez à l’éditeur et à l’hébergeur comment les sauvegardes s’effacent : nous n’avons pas lu de réponse générale.
- Gardez la trace. Une liste des contrats supprimés, avec la date et la règle appliquée, en limitant les données personnelles qu’elle contient. Elle vous aide à démontrer que la règle est appliquée.
Quel risque si vous ne faites rien ?
L’article 83 du RGPD plafonne les amendes pour manquement aux principes de base, dont la limitation de la conservation, à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, le plus élevé étant retenu. C’est un plafond : il ne dit rien du montant probable pour une PME, et nous ne brandissons pas ce chiffre comme une menace.
Le risque concret est plus ordinaire. Un stock sans règle s’expose davantage en cas de fuite, et vous devrez aussi répondre aux demandes d’effacement en le fouillant contrat par contrat. Dans le même temps, un dossier supprimé trop tôt peut vous manquer devant un juge. Le tableau sert à arbitrer entre ces deux risques.
Limites de cette page
Le RGPD et la CNIL ne donnent pas de durée propre aux contrats dans ce que nous avons lu, et la CNIL ne traite pas directement le cas d’un contrat qui nomme ses signataires. La fiche Service Public a été vérifiée le 1er juillet 2024. Les cinq ans après la fin des obligations sont notre conseil, sans garantie qu’aucune action ne reste possible ensuite. Nous n’avons lu aucun texte qui dise quand un contrat est une pièce justificative : c’est une question pour votre expert-comptable.
Preuves et sources
RGPD, pages et guide de la CNIL, fiche Service Public et textes sur la conservation lus le 5 novembre 2026. La CNIL ne donne aucune durée propre aux contrats dans ce que nous avons lu. Aucun avis sur un contrat donné.
Voir les 13 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Fait lu. L’article 5, paragraphe 1, point e, du RGPD limite la conservation des données personnelles sous une forme permettant l’identification à la durée nécessaire aux finalités du traitement ; l’article 5, paragraphe 2, demande au responsable de pouvoir démontrer le respect de ces principes.
Portée : Union européenne ; version initiale du règlement lue.
Réserve : Ne donne aucune durée propre aux contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.
- EUR-Lex : Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) Texte de 2016, applicable au 25 mai 2018 ; version initiale lue, non la consolidée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. La fiche Service Public précise qu’une entreprise peut archiver des documents au-delà du minimum, sauf s’ils contiennent des données personnelles.
Portée : Fiche vérifiée le 1er juillet 2024.
Réserve : La fiche ne dit pas comment appliquer cette réserve à un contrat qui nomme ses signataires.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Entreprendre Service Public (DILA) : Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? | Service Public Entreprendre vérifiée le 1er juillet 2024. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. La CNIL décrit trois phases : conservation en base active, archivage intermédiaire et archivage définitif, les deux dernières n’étant pas systématiques ; faute de texte, le responsable détermine la durée selon la finalité du traitement.
Portée : Page de la CNIL du 2 avril 2026.
Réserve : Ne propose pas de durée pour les contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.
- CNIL : Les durées de conservation des données 02 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale prévoit, au terme du contrat, un archivage intermédiaire pour un délai raisonnable en cas d’obligation légale ou pour se constituer une preuve en cas de contentieux, dans la limite du délai de prescription applicable.
Portée : Données personnelles de la gestion commerciale.
Réserve : Référentiel non contraignant, qui ne chiffre pas ce délai pour un contrat.
Relevé le 5 novembre 2026.
- CNIL : Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales PDF créé le 18 mars 2022 (métadonnées du fichier) ; date de décision non relevée dans le texte. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Le guide de la CNIL pose qu’en principe les données sont effacées à l’issue de l’utilisation courante, sous réserve d’un archivage, et admet à la place une anonymisation qui rend impossible toute réidentification.
Portée : Guide pratique, version de 2020.
Réserve : Guide de méthode, sans durée pour les contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.
- CNIL : Guide pratique : les durées de conservation PDF créé le 28 juillet 2020 (métadonnées du fichier). Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article 17, paragraphe 3, du RGPD écarte le droit à l’effacement dans la mesure où le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Portée : Union européenne.
Réserve : Ces exceptions se lisent dans la mesure du nécessaire, et ne couvrent pas tout le stock.
Relevé le 5 novembre 2026.
- EUR-Lex : Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) Texte de 2016, applicable au 25 mai 2018 ; version initiale lue, non la consolidée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article 30 du RGPD prévoit que le registre du responsable comporte, dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données.
Portée : Article 30, paragraphe 1, point f.
Réserve : Une dérogation sous 250 employés existe, avec des limites.
Relevé le 5 novembre 2026.
- EUR-Lex : Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) Texte de 2016, applicable au 25 mai 2018 ; version initiale lue, non la consolidée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. La fiche Service Public indique cinq ans pour un contrat conclu dans une relation commerciale, sans point de départ, et trente ans pour une acquisition ou une cession de biens immobiliers ; les articles 2224 du Code civil et L110-4 du Code de commerce fixent des délais d’action de cinq ans, le premier à partir de la connaissance des faits.
Portée : Fiche vérifiée le 1er juillet 2024 ; articles lus sur Légifrance.
Réserve : Ces articles fixent un délai d’action et non une obligation écrite de conservation. Des délais spéciaux existent et n’ont pas été inventoriés.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Entreprendre Service Public (DILA) : Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? | Service Public Entreprendre vérifiée le 1er juillet 2024. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Légifrance : Article 2224 - Code civil - Légifrance en vigueur depuis le 19 juin 2008. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Légifrance : Article L110-4 - Code de commerce - Légifrance en vigueur depuis le 17 juin 2013. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre avis. Notre conseil : garder un contrat commercial courant au moins cinq ans après la fin de ses obligations, parce que l’action se prescrit à partir de la connaissance des faits.
Portée : Contrats commerciaux de droit commun, hors délais spéciaux.
Réserve : Règle prudente et non règle légale, sans garantie qu’aucune action ne reste possible ensuite.
Relevé le 5 novembre 2026.
Fait lu. L’article L123-22 du Code de commerce impose dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, sans citer les contrats.
Portée : Version en vigueur depuis le 4 janvier 2003.
Réserve : Aucun texte lu ne dit quand un contrat est une pièce justificative.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article L123-22 - Code de commerce - Légifrance en vigueur depuis le 04 janvier 2003. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe six ans dans sa version en vigueur au 5 novembre 2026 et dix ans dans sa version à venir du 1er janvier 2027, pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après cette date.
Portée : Pièces soumises aux droits de communication, d’enquête et de contrôle.
Réserve : Vaut pour les pièces soumises au contrôle fiscal, pas pour tout contrat. À revérifier début 2027.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article L102 B - Livre des procédures fiscales - Légifrance en vigueur depuis le 01 janvier 2023. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Légifrance : Chapitre II bis : Obligation et délais de conservation des documents (Articles L102 B à L102 E) - Légifrance version à venir du 1er janvier 2027, affichée le 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article 83, paragraphe 5, du RGPD plafonne les amendes pour manquement aux principes de base à 20 millions d’euros ou, pour une entreprise, à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.
Portée : Union européenne.
Réserve : Plafond, sans barème ni montant probable.
Relevé le 5 novembre 2026.
- EUR-Lex : Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) Texte de 2016, applicable au 25 mai 2018 ; version initiale lue, non la consolidée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre méthode. Notre méthode : remplir une fois un tableau de durées par catégorie, partir de la fin des obligations, vérifier le gel, faire valider la liste une fois par an, supprimer partout et garder la trace.
Portée : Stock de contrats d’une PME ou d’une ETI.
Réserve : Le rythme annuel est notre repère : aucun texte lu ne le fixe.
Relevé le 5 novembre 2026.