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Quel Logiciel Contrats

Garder l’archive hors du CLM ?

Vous choisissez où mettre les contrats expirés que vous devez encore garder : dans le CLM, ou dans une GED, un coffre ou une archive à part.

Oui pour les contrats expirés. Un CLM (logiciel de gestion du cycle de vie des contrats) sert à suivre ce qui bouge, alors qu’un contrat expiré doit surtout rester retrouvable plusieurs années, parfois après que vous avez quitté cet outil. Une archive séparée du CLM survit à ce changement, et elle répond naturellement à la séparation que demande la CNIL pour les données personnelles archivées.

Nous ne vous dirons pas que c’est moins cher : nous n’avons comparé aucun prix. La CNIL accepte d’ailleurs une séparation logique dans la base active. Si votre éditeur propose une archive à bon prix, avec des accès limités et une sortie écrite, comparez avant d’écarter cette solution.

Notre avis

Une archive ne doit pas dépendre de votre prochain changement de logiciel. Sortez du CLM ce que vous ne suivez plus, sauf si l’éditeur vous prouve par écrit que l’archive tiendra sans lui.

Pourquoi

  • La sortie d’un CLM n’est pas acquise d’office. Chez Juro, l’export en masse est désactivé par défaut et ouvert par le support pendant 5 jours ; chez Tomorro, l’export Excel exclut le contenu des documents et dépend de la formule.
  • L’archive et le travail courant n’ont pas les mêmes règles d’accès. Selon la CNIL, les données en archivage intermédiaire sont consultées de manière ponctuelle et motivée, par des personnes habilitées.
  • Une copie dont vous revendiquez la fiabilité doit garder ses empreintes et ses traces aussi longtemps qu’elle, selon le décret de 2016. Ce lien doit donc survivre à l’outil.

Ce qui change notre avis

Une archive et un CLM du même éditeur, à bon prix, avec des accès séparés et une sortie écrite des documents, de leurs empreintes et de leurs traces : comparez. Et un contrat expiré qui porte encore une obligation à surveiller reste dans l’outil.

L’ordre que nous conseillons

  1. Contrat vivant, ou expiré avec une obligation à surveiller : dans le CLM, ou lié depuis lui s’il vit dans votre GED.
  2. Contrat expiré gardé comme preuve : dans une archive séparée, GED avec droits restreints ou coffre, selon l’enjeu de preuve.
  3. Offre d’archive du même éditeur : acceptable si le comparatif ci-dessous tient, avec un prix demandé par écrit.

Séparation physique ou logique : ce que dit la CNIL

La question ne vaut que pour les données personnelles, que vos contrats contiennent au moins par les noms des signataires. La CNIL demande de séparer l’archivage intermédiaire de la base active. Sur sa page, cette séparation peut être physique, dans une base d’archivage dédiée, ou logique, par une limitation des habilitations. Son référentiel sur la gestion commerciale demande aussi un tri des données à archiver.

La CNIL ne dit donc pas qu’il faut quitter le CLM, et nous ne le disons pas à sa place. Une archive logique dans le CLM peut lui répondre si les droits sont vraiment restreints. Notre préférence pour l’archive à part vient d’abord du changement d’outil.

Comparer une archive externe et l’offre de l’éditeur

Posez les mêmes questions aux deux. Le prix en fait partie : ne le supposez pas plus bas d’un côté.

Questions à poser à chaque solution d’archive
QuestionPourquoi elle compteRéponse qui fait échouer
Que se passe-t-il à la résiliation du CLM ?L’archive doit rester lisible après« Les données sont accessibles pendant la durée de l’abonnement »
Qui accède aux contrats archivés ?Accès ponctuel et motivé, selon la CNILTous les utilisateurs du CLM voient l’archive
Quel prix, à quel volume et sur quelle durée ?Pour comparer sur la durée de conservationUn prix par utilisateur actif sans option de lecture seule
Sort-on les documents, les données et les empreintes ?Une copie doit garder ses traces, si vous vous prévalez du décretExport limité à un tableur ou à des PDF sans traces
Peut-on supprimer à date, catégorie par catégorie ?La durée écrite doit pouvoir s’appliquerSuppression seulement sur demande au support
Peut-on geler un contrat en litige ?Une suppression automatique ne doit pas l’emporterAucune exception possible

Une GED, un coffre ou une archive certifiée

Une GED (gestion électronique de documents) avec des droits restreints suffit à retrouver et à lire vos contrats expirés. Cela reste une opinion : si vous n’attendez pas de présomption de fiabilité, n’achetez pas davantage.

Si vous revendiquez une copie fiable, ou si la preuve porte des montants importants, regardez un coffre électronique ou un système d’archivage. L’AFNOR cite NF Z42-020 pour le composant coffre-fort et NF Z42-013 pour l’archivage électronique, cette dernière étant volontaire. Nous n’avons lu ni l’une ni l’autre, et nous n’affirmons donc pas qu’elles remplissent le décret. Faites-vous décrire par écrit ce qui est conservé, et par qui.

Pour un contrat signé électroniquement, ajoutez une question : qu’est-ce qui prouve la signature une fois le contrat sorti de l’outil ? L’article 1366 du Code civil demande que l’écrit électronique soit établi et conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité, et les pages lues ne disent pas ce que chaque outil exporte à ce titre.

Ce qu’il faut relier au CLM

Sortir l’archive ne veut pas dire la perdre de vue. Gardez dans votre registre ou dans le CLM une ligne par contrat archivé, avec son emplacement et sa date de fin de conservation, en limitant cette ligne au strict utile. Le jour d’un litige, vous devez retrouver le contrat sans ouvrir deux outils au hasard. La question du lieu où vit l’original d’un contrat vivant, elle, se traite sur la page voisine.

Limites de cette page

Nous n’avons comparé aucun prix : nous ne disons pas qu’une archive externe coûte moins cher, et cette question reste à poser. La CNIL ne vise que les données personnelles et accepte une séparation logique : notre préférence pour l’archive à part est une opinion, fondée sur le changement d’outil. Les normes NF Z42-013 et NF Z42-020 n’ont pas été lues, et les exports de chaque éditeur peuvent varier selon l’offre et la date.

Et maintenant ?

Posez les six questions du tableau à votre éditeur et à une solution externe, en demandant un prix sur toute la durée de conservation ; laissez dans l’outil les contrats expirés qui portent encore une obligation à surveiller.

Preuves et sources

Référentiel et page de la CNIL, décret 2016-1673, documentations d’export de Juro, Tomorro et Ironclad lus le 5 novembre 2026. Aucun prix d’archive comparé, aucun logiciel testé. Normes NF Z42-013 et NF Z42-020 non lues.

Voir les 7 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis

  • Notre avis. Notre avis : garder les contrats expirés hors du CLM, pour que l’archive survive au changement d’outil, sauf offre de l’éditeur qui tient sur les accès, la sortie et le prix.

    Portée : Contrats expirés gardés comme preuve ; ceux qui portent une obligation à surveiller restent dans l’outil.

    Réserve : Aucun prix comparé : nous ne disons pas que cette solution coûte moins cher.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. La CNIL demande de séparer l’archivage intermédiaire de la base active, cette séparation pouvant être physique, dans une base dédiée, ou logique, par une limitation des habilitations ; les données sont alors consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées.

    Portée : Données personnelles ; page de la CNIL du 2 avril 2026 et référentiel sur la gestion commerciale.

    Réserve : Ne dit pas que cette archive doive être dans le CLM ou hors de lui.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. L’export en masse des contrats Juro est désactivé par défaut, activé par son support pour 5 jours, et produit un fichier zip de copies PDF protégé par mot de passe.

    Portée : Juro, administrateur d’organisation.

    Réserve : Ne dit pas si les champs ou l’historique sortent avec les PDF.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. Tomorro réserve son export Excel aux formules PRO, SCALE et ENTERPRISE et précise que le contenu des documents n’y est pas inclus ; un téléchargement en masse des contrats signés fait l’objet d’un autre article.

    Portée : Documentation de Tomorro, en anglais.

    Réserve : L’article sur le téléchargement en masse n’a pas été lu.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. Le décret 2016-1673 demande que les empreintes et les traces soient conservées aussi longtemps que la copie électronique, et que le dispositif soit décrit dans une documentation conservée aussi longtemps.

    Portée : Articles 5 et 7 ; conditions de la présomption de l’article 1379 du Code civil.

    Réserve : Un outil qui ne les conserve pas ne rend pas à lui seul une copie non fiable : le texte ne le dit pas.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. L’AFNOR associe NF Z42-026 à NF Z42-020 pour le composant coffre-fort numérique et à NF Z42-013 sur l’archivage électronique, cette dernière étant volontaire.

    Portée : FAQ de l’AFNOR, mise à jour le 15 septembre 2026.

    Réserve : Le contenu de ces normes n’a pas été lu.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. L’article 1366 du Code civil donne à l’écrit électronique la même force probante que le papier si son auteur est dûment identifié et s’il est établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

    Portée : Code civil, en vigueur depuis le 1er octobre 2016.

    Réserve : Le texte ne dit rien d’un produit donné.

    Relevé le 5 novembre 2026.

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