Numériser ses contrats papier : quels réglages et quel format ?
Vous avez des contrats papier ou d’anciens scans à faire entrer dans un outil, et vous devez choisir la résolution, le format et le contrôle avant de lancer le travail.
Pour lire, chercher et suivre vos contrats, numérisez à 300 dpi, avec une couche de texte, et contrôlez un échantillon de chaque lot. Ces 300 dpi sont un repère de lecture : aucun texte que nous avons lu n’en fait un seuil légal pour les contrats.
Pour le format, ne convertissez pas tout par principe. Le PDF/A convient à ce qui part en archive. Un contrat vivant reste en PDF ou en Word s’il doit encore évoluer, et le PDF que réclame votre outil d’import fait foi pour l’import. Si vous visez plus que la lecture, c’est-à-dire remplacer le papier, ces réglages ne suffisent plus : voyez les pages sur la norme et sur la destruction de l’original.
Notre avis
Décidez d’abord à quoi sert le scan. Lire et suivre demande des réglages simples et un contrôle ; remplacer un original demande une tout autre démarche, qu’aucune résolution ne remplace.
Pourquoi
- Tesseract et Google convergent vers 300 dpi, Microsoft raisonne en hauteur de texte. Ces 300 dpi sont un choix prudent entre trois documentations, sans plus.
- AFNOR précise que la numérisation fidèle n’impose aucun format de sortie. Convertir tout le stock en PDF/A n’apporte donc rien à un contrat que vous allez seulement consulter dans l’outil.
- Un faible volume se scanne en interne, à condition de garder le contrôle. Le réglage compte moins que la page d’annexe oubliée ou la signature devenue illisible.
Ce qui change notre avis
Un contrat qui embarque une pièce jointe dynamique, comme un tableur : traitez-le à part en PDF/A-3. Un papier difficile ou un volume que vous ne pouvez pas contrôler : passez à un prestataire. Un projet de destruction du papier : changez de démarche.
L’ordre que nous conseillons
- Contrat vivant, en cours de vie ou encore modifiable : gardez le Word s’il existe et un PDF de la version signée. Aucune conversion en PDF/A.
- Contrat papier à faire entrer dans l’outil : scan à 300 dpi, avec une couche de texte, en PDF si l’import l’exige.
- Contrat expiré qui part en archive : PDF/A, en vérifiant que l’archive retenue l’accepte.
- Contrat avec un fichier embarqué qu’il faut garder : PDF/A-3, à part, en décidant si ce fichier compte dans ce que vous archivez.
Les réglages que nous retenons
Ils servent à lire et à suivre un contrat. Ce sont nos opinions, appuyées sur les sources citées juste en dessous.
| Réglage | Notre choix | Ce qui le change |
|---|---|---|
| Résolution | 300 dpi | Petits caractères ou tampons fins : montez, puis vérifiez sur un essai |
| Couleur | Niveaux de gris par défaut | Couleur si un tampon, une annotation ou un code couleur porte du sens |
| Texte | Couche de texte ajoutée au scan | Le texte reconnu sert à chercher. Il ne remplace pas la lecture du contrat sur les dates |
| Document | Un fichier par contrat, annexes et avenants reliés | Tomorro accepte les annexes en pièces jointes : vérifiez chez votre éditeur |
| Nom de fichier | Identifiant stable, décidé avant le scan | Il servira à relier le fichier à sa ligne d’import |
D’où viennent les 300 dpi, et ce qu’ils ne prouvent pas
Le dpi (nombre de points par pouce) mesure la finesse du scan. Tesseract indique fonctionner au mieux à partir de 300 dpi. Google demande au moins 200 dpi pour son service et indique que 300 dpi et plus donnent généralement les meilleurs résultats. Microsoft ne donne pas de dpi dans la page lue : il fixe une hauteur minimale de texte, qui correspond à environ 8 points à 150 dpi. La BnF numérise ses imprimés en 300 ou 400 dpi et a retenu 400 dpi au minimum pour ses nouveaux projets, mais il s’agit de sa pratique pour des collections patrimoniales.
Ces seuils ne décrivent pas la même chose et aucun ne vise les contrats. Aucun n’a de portée légale, et nous n’avons pas lu la résolution que pourrait prévoir le texte payant de la norme NF Z42-026. Pour mesurer si vos scans gênent l’extraction par IA, faites le test proposé sur la page dédiée plutôt que de tout rescanner.
PDF/A, PDF ou Word
Le PDF/A est une famille de normes ISO pensée pour conserver longtemps des documents. Il a du sens pour un contrat qui ne bougera plus, et selon l’AFNOR, d’autres formats restent possibles si la convention de numérisation les prévoit. La convention de numérisation est le document qui fixe ce que le prestataire doit produire.
Pour un contrat vivant, l’outil décide en partie. Tomorro et Juro importent des PDF, et chez Ironclad l’extraction par IA ne vaut que pour le PDF et le Word. Word reste utile tant qu’une version peut encore se négocier. La conversion en PDF/A n’est donc utile qu’au moment où le contrat part en archive.
Le PDF/A-3 permet d’embarquer un fichier de n’importe quel format. La Library of Congress note que nombre de ses promoteurs ne veulent pas que ce fichier compte dans ce qui est archivé, tout en signalant des usages où il faudrait le préserver. Réservez ce format aux cas où le fichier embarqué compte, et décidez par écrit de son sort.
Nous n’avons pas pu lire la liste de formats du CINES, ni les recommandations du SIAF. Vérifiez-les si votre archive doit suivre ces référentiels : nous ne recommandons pas de profil PDF/A plus précis.
La règle des factures ne vaut pas pour vos contrats
L’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales fixe, pour les factures papier, une copie conforme en image et en contenu, sans traitement de l’image ni compression avec perte, en PDF ou en PDF A/3, avec une empreinte ou un équivalent, et un horodatage. Ce texte vise les factures et nous n’avons trouvé aucun passage qui l’applique aux contrats. Vous pouvez vous en inspirer pour votre rigueur, mais ne l’annoncez pas comme la règle de vos contrats. Si votre lot mêle des factures, traitez-les à part et posez la question à votre expert-comptable.
Contrôler un lot sans tout relire
Le décret du 5 décembre 2016 demande, pour présumer une copie fiable, un procédé testé sur des documents similaires et vérifié par des contrôles, sans donner de chiffre. La FAQ de l’AFNOR sur la norme ne donne pas non plus de taux. Le repère qui suit est donc le nôtre.
- Faites un essai avant le lot. Scannez une vingtaine de contrats parmi les pires : tampons, annotations, petits caractères. Réglez sur ce résultat.
- Contrôlez 10 % de chaque lot, 20 contrats au moins. Tirez-les au hasard. Vérifiez le nombre de pages, les annexes, la page de signature et la lisibilité du plus petit texte.
- Rejetez le lot à la première page manquante. Un scan peut toujours se refaire tant que le papier est là. Reprenez le lot entier ou contrôlez-le entièrement, sans vous contenter de corriger le contrat fautif.
- Gardez le papier après le contrôle. Un contrôle réussi n’autorise pas sa destruction et ne fait pas du scan l’équivalent de l’original. Cette décision se prend à part, par écrit et avec conseil.
Limites de cette page
Ces réglages servent à lire et à suivre, et n’établissent pas qu’une copie est fiable au sens du Code civil. Le texte de la norme NF Z42-026 est payant et nous ne l’avons pas lu : nous ne connaissons ni la résolution ni les contrôles qu’il pourrait chiffrer. Les 300 dpi, les 10 % et les 20 contrats sont nos repères. Les pages de l’ISO et des organismes français d’archivage SIAF et CINES n’ont pas pu être lues : pour un projet d’archivage long, demandez à votre prestataire ce qu’il applique. Nous n’avons testé aucun scanner ni aucun moteur de lecture.
Preuves et sources
Pages de l’AFNOR, de la BnF et de la Library of Congress, documentations de Tesseract, Google et Microsoft, textes fiscaux sur les factures et guides d’import lus le 5 novembre 2026. Texte de la norme NF Z42-026, normes ISO et recommandations du SIAF et du CINES non lus.
Voir les 10 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis
Notre avis. Nos repères pour lire et suivre un contrat : 300 dpi, couche de texte, PDF/A pour l’archive, PDF ou Word pour le contrat vivant, contrôle de 10 % de chaque lot et de 20 contrats au moins.
Portée : Scans destinés à la lecture et au suivi, sans remplacement du papier.
Réserve : Ni seuil légal ni exigence d’une norme lue.
Relevé le 5 novembre 2026.
Fait lu. La documentation de Tesseract indique qu’il fonctionne au mieux sur des images d’au moins 300 dpi.
Portée : Documentation officielle de ce moteur.
Réserve : Consigne de préparation, sans taux d’erreur chiffré.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Projet Tesseract : Improving the quality of the output non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Google demande des scans d’au moins 200 dpi pour Document AI et indique que 300 dpi et plus donnent généralement les meilleurs résultats.
Portée : Document AI, documentation en français.
Réserve : Pas de taux chiffré ; la précision dépend aussi de la police et de la qualité du document.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Google Cloud : Fichiers compatibles, Document AI date non capturée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Microsoft fixe pour son modèle Layout une hauteur minimale de texte de 12 pixels sur une image de 1024 x 768, qu’il dit correspondre à environ 8 points à 150 dpi.
Portée : Azure Document Intelligence.
Réserve : Seuil d’entrée, pas une garantie de qualité.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Microsoft : Document Intelligence layout model date non capturée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Fait lu. La BnF numérise ses imprimés en 300 ou 400 dpi et a décidé pour ses nouveaux projets d’un minimum de 400 dpi, en niveaux de gris sauf cas particulier.
Portée : Collections de la BnF ; page non datée.
Réserve : Pratique patrimoniale, qui ne fixe de seuil ni légal ni propre aux contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Bibliothèque nationale de France : Formats et techniques de numérisation en mode image Page non datée. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Selon l’AFNOR, la numérisation fidèle n’impose aucun format de sortie ; le PDF/A est approuvé par l’ISO depuis septembre 2005 et d’autres formats peuvent être fixés dans la convention de numérisation.
Portée : FAQ de l’AFNOR sur NF Z42-026, mise à jour le 15 septembre 2026.
Réserve : Le texte payant de la norme n’a pas été lu.
Relevé le 5 novembre 2026.
- AFNOR : FAQ: Accurate Scanning Service (version anglaise de la FAQ sur la numérisation fidèle) Publiée le 14 avril 2023, mise à jour le 15 septembre 2026 (selon la page). Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. La Library of Congress décrit le PDF/A comme une famille de normes ISO pour la conservation à long terme ; elle indique que le PDF/A-3 permet d’embarquer des fichiers de tout format, que ses promoteurs ne veulent pas voir compter dans ce qui est archivé, tout en signalant des usages où ils mériteraient d’être préservés.
Portée : Description d’une institution américaine.
Réserve : Le texte de l’ISO n’a pas été lu.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Library of Congress : PDF/A Family, PDF for Long-term Preservation (Sustainability of Digital Formats) date de révision non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
Fait lu. L’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales prévoit, pour les factures établies sur papier, une copie conforme en image et en contenu, sans traitement de l’image ni compression avec perte, en PDF ou PDF A/3, avec un cachet serveur, une empreinte, une signature électronique ou un dispositif équivalent, et un horodatage.
Portée : Factures établies à l’origine sur papier ; version en vigueur depuis le 31 mars 2017.
Réserve : Vise les factures, pas les contrats. Aucun passage lu ne l’applique aux contrats.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Article A102 B-2 - Livre des procédures fiscales - Légifrance en vigueur depuis le 31 mars 2017. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. Le décret du 5 décembre 2016 exige, pour présumer fiable une copie électronique, que la qualité du procédé soit établie par des tests sur des documents similaires et vérifiée par des contrôles, sans chiffrer ces tests.
Portée : Décret 2016-1673, article 2.
Réserve : Une condition parmi d’autres pour la présomption de l’article 1379 du Code civil.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Légifrance : Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil - Légifrance en vigueur depuis le 07 décembre 2016. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Tomorro et Juro importent des PDF, et Tomorro accepte des annexes d’autres formats en pièces jointes ; chez Ironclad, l’extraction par IA ne vaut que pour le PDF et le Word.
Portée : Documentations des éditeurs lues au 5 novembre 2026.
Réserve : Documentations non éprouvées ; le billet d’Ironclad date de juillet 2023.
Relevé le 5 novembre 2026.
- Tomorro : Import contracts in bulk « Updated this week » à la lecture (page en anglais). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
- Juro : Bulk uploading contracts using a CSV « Updated over 3 weeks ago » à la lecture (date exacte non affichée). Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.
- Ironclad : How to Make the Most Out of Smart Import Article du 14 juillet 2023. Lu le 5 novembre 2026. Page de l’éditeur.