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Quel Logiciel Contrats

Prestataire de numérisation ou interne ?

Vous avez des contrats papier à numériser pour une reprise et vous hésitez entre le faire en interne et acheter une prestation.

Externalisez si le papier est difficile (formats variés, pages reliées, encre pâle, annotations) ou si le volume dépasse ce que vous pouvez contrôler. Notre repère commence à quelques milliers de pages, mais ce n’est qu’une opinion : ce qui décide, c’est votre capacité à vérifier ce qui sort du scanner. Sous ce volume, avec un papier propre, faites-le en interne.

Si vous achetez, exigez trois choses : un échantillon contrôlé avant le lot, une convention de numérisation écrite et un prix unitaire. Nous n’avons trouvé aucun tarif publié et nous ne donnons donc aucun ordre de grandeur : seul un devis détaillé vous le dira.

Notre avis

Achetez une prestation pour le papier que vous ne savez pas traiter, ou le contrôle que vous n’aurez pas le temps de faire. Et gardez toujours le contrôle final de votre côté.

Pourquoi

  • Le scan n’est qu’une partie de la facture. Le tri, le dégrafage, le transport, le nommage et le contrôle comptent, et un forfait unique empêche de comparer deux offres.
  • Aucun prix n’est publié dans ce que nous avons lu : seule une demande détaillée, à au moins deux prestataires, donne une base de comparaison.
  • Vos contrats contiennent des données personnelles. Dès qu’un tiers les traite pour vous, le contrat de sous-traitance et le sort des fichiers sont à écrire.

Ce qui change notre avis

Des contrats très confidentiels : demandez une numérisation dans vos locaux, ce qu’aucune fiche lue ne décrit, ou gardez-les en interne. Si vous visez la destruction du papier, le certificat NF 544 devient un critère : voyez la page sur la norme.

L’ordre que nous conseillons

  1. Papier propre, volume que vous pouvez contrôler : numérisation interne, avec nos réglages.
  2. Papier difficile ou volume que vous ne pouvez pas contrôler : prestataire, sur la base d’un échantillon et d’un prix unitaire.
  3. Contrats très confidentiels : numérisation dans vos locaux si un prestataire la propose, sinon en interne.
  4. Projet de remplacer le papier : prestataire certifié NF 544, et décision de destruction prise à part avec votre conseil.

Mesurer votre propre capacité avant de décider

Numérisez 50 pages de votre pire lot, chronométrez la préparation, le scan et le contrôle. Divisez votre volume total de pages par ce rythme, et comparez le résultat au temps que quelqu’un peut vraiment y consacrer sur la période prévue. Si la réponse ne tient pas, le volume dépasse votre capacité, quel que soit le nombre de pages. C’est ce test qui donne un sens à notre repère de quelques milliers de pages, et les 50 pages sont elles aussi un repère à nous.

Le temps obtenu entre dans le calcul de l’effort de reprise, à l’étape de conversion. La question de l’extraction, elle, se traite à part : le prestataire de cette page numérise, alors que l’autre page compare l’IA et la saisie humaine.

La demande de devis qui rend les offres comparables

Aucune fiche que nous avons lue, chez Everial ou chez Luminess, ne donne de prix ni d’unité de prix. Envoyez donc la même demande à au moins deux prestataires, avec un prix par ligne.

Lignes à faire chiffrer séparément
LigneUnité à demanderCe qu’il faut préciser
Collecte et transportPar enlèvement ou par cartonAssurance, traçabilité, délai
Préparation (dégrafage, tri)Par page ou par heureQui décide du découpage en documents
NumérisationPar page, selon le formatRésolution, couleur, recto-verso, pages blanches
Reconnaissance du textePar page ou incluseLangue, couche de texte dans le fichier
IndexationPar document et par champChamps repris, taux de contrôle, qui corrige
RestitutionPar lotFormat, nommage, fichier de correspondance pour l’import
Sort du papierPar cartonRetour ou stockage. Aucune destruction sans votre ordre écrit
Reprise d’un lot rejetéIncluse ou par pageQui paie si l’échantillon échoue

Ce que le contrat doit prévoir

Faites d’abord passer un échantillon : quelques dizaines de vos contrats les plus difficiles, contrôlés par vous avant de lancer le lot. Écrivez ensuite une convention de numérisation, qui fixe ce que le prestataire doit produire. L’AFNOR lui donne un rôle renforcé dans la norme, et nous ne connaissons pas le contenu qu’elle prévoit : demandez un modèle.

Comme le prestataire traite pour vous les données personnelles que contiennent les contrats, nous en déduisons qu’il agit en sous-traitant. L’article 28 du RGPD demande alors un contrat écrit, qui prévoit notamment la sécurité, le recours à d’autres sous-traitants et, en fin de prestation, la suppression ou le renvoi des données selon votre choix. Faites préciser le sort des copies intermédiaires et des sauvegardes.

Vous restez responsable du résultat. Le BOFiP le rappelle pour les factures : la numérisation par un tiers n’exonère pas l’assujetti de sa responsabilité en matière de conservation au regard de la TVA. Ce passage ne vise pas les contrats, mais le réflexe vaut : gardez le contrôle du dernier lot de votre côté.

Qui regarder, sans classement

L’annuaire de l’AFNOR affichait 27 résultats pour NF 544 à notre lecture, dont Everial, Iron Mountain France, Tessi Documents Services et Docaposte. Everial présente un service de la collecte à la restitution, certifié NF 544 et ISO 27001. Luminess présente la combinaison de NF 544 avec l’archivage NF 461 de son système, mais nous ne l’avons pas retrouvé sous ce nom dans la page d’annuaire lue : vérifiez son certificat.

Nous ne classons aucun de ces prestataires, car nous n’avons ni leurs prix ni un essai à comparer. Le certificat n’est pas un critère utile si vous voulez seulement lire vos contrats : pour cet usage, un prestataire non certifié peut suffire, jugé sur son échantillon.

Limites de cette page

Nous n’avons trouvé aucun prix de prestataire et n’en donnons aucun ordre de grandeur. Le repère de quelques milliers de pages et celui des 50 pages sont des opinions. Aucun prestataire n’a été contacté ni testé. Les pages de Tessi, Docaposte et Iron Mountain n’ont pas pu être lues, et ce que nous disons de ces trois sociétés se limite à l’annuaire de l’AFNOR.

Et maintenant ?

Chronométrez 50 pages de votre pire lot, calculez votre capacité, et si elle ne tient pas, envoyez la même demande à deux prestataires avec un prix par ligne, un échantillon et une convention ; pour des contrats très confidentiels, demandez d’abord s’ils peuvent travailler dans vos locaux. Si vous visez la destruction du papier, ajoutez le certificat NF 544 à vos critères.

Preuves et sources

Fiches d’Everial et de Luminess, FAQ et annuaire de l’AFNOR, article 28 du RGPD et BOFiP lus le 5 novembre 2026. Aucun tarif trouvé, aucun devis demandé, aucun prestataire contacté. Les pages de Tessi, Docaposte et Iron Mountain n’ont pas pu être lues.

Voir les 8 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis

  • Notre avis. Notre avis : externaliser pour un papier difficile ou un volume que l’on ne peut pas contrôler, à partir de quelques milliers de pages comme repère, en exigeant un échantillon, une convention de numérisation et un prix unitaire.

    Portée : Reprise ponctuelle de contrats papier dans une PME ou une ETI ; contrats très confidentiels traités sur site.

    Réserve : Le seuil ne sort d’aucune source et aucun ordre de grandeur de prix n’est donné.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Notre déduction. Les fiches lues d’Everial et de Luminess ne contiennent ni tarif, ni unité de prix, ni délai.

    Portée : Fiches commerciales lues au 5 novembre 2026.

    Réserve : Absence sur ces fiches : un tarif peut exister sur devis.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. Everial présente un service de numérisation de la collecte à la restitution, certifié NF 544 et ISO 27001.

    Portée : Fiche commerciale déposée en janvier 2026.

    Réserve : Fiche sans tarif. Everial figure aussi dans l’annuaire de l’AFNOR lu.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Déclaration de l’éditeur. Luminess présente la combinaison de la numérisation fidèle NF 544 avec la certification NF 461 de son système d’archivage électronique.

    Portée : Fiche produit datée du 20 septembre 2024.

    Réserve : Luminess n’apparaît pas sous ce nom dans la page d’annuaire lue : certificat à vérifier.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. L’annuaire des certifiés NF 544 affichait 27 résultats à la lecture, dont Everial, Iron Mountain France, Tessi Documents Services et Docaposte.

    Portée : Annuaire AFNOR lu le 5 novembre 2026.

    Réserve : Sans date de mise à jour. Ne dit rien de l’offre, du prix ni de la pertinence pour des contrats de PME.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. Selon l’AFNOR, la révision de 2023 de NF Z42-026 renforce le rôle de la convention de numérisation.

    Portée : FAQ de l’AFNOR, mise à jour le 15 septembre 2026.

    Réserve : Le contenu de la convention n’est pas décrit dans la FAQ.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. L’article 28 du RGPD exige un contrat écrit avec le sous-traitant, qui prévoit notamment la sécurité, le recours à d’autres sous-traitants et, au terme de la prestation, la suppression ou le renvoi des données selon le choix du responsable.

    Portée : Union européenne, version initiale du règlement lue.

    Réserve : Le délai d’exécution n’est pas fixé par le texte. La qualification de sous-traitant du prestataire est notre déduction, à confirmer pour votre cas.

    Relevé le 5 novembre 2026.

  • Fait lu. Le BOFiP rappelle que la numérisation des factures par un tiers n’exonère pas l’assujetti de sa responsabilité en matière de conservation au regard de la TVA.

    Portée : Factures, TVA ; version publiée le 3 septembre 2025.

    Réserve : Ne vise pas les contrats.

    Relevé le 5 novembre 2026.

Notre méthode