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Quel Logiciel Contrats

Que mettre dans un cahier des charges de CLM ?

Vous allez contacter des éditeurs de CLM, on vous demande un cahier des charges, et le modèle trouvé en ligne aligne des centaines de fonctions.

Écrivez deux pages avant le premier contact, avec cinq rubriques : vos contrats types, vos circuits de validation, vos dates à suivre, vos intégrations réelles et vos conditions de sortie. Chaque rubrique décrit votre situation avec des chiffres, et ce que l’outil doit faire dessus.

N’envoyez pas de liste de 200 fonctions. Un éditeur coche ce qu’il peut cocher, et vous ne saurez rien de ce qui compte. Le contre-cas est un appel d’offres public ou une procédure de groupe : le formalisme s’impose, et ces deux pages deviennent votre note de besoin.

Notre avis

Un bon cahier des charges de CLM (logiciel de gestion du cycle de vie des contrats) décrit votre flux, et il tient en deux pages. La grille à cocher vous fait comparer des réponses commerciales au lieu de vos contrats.

Pourquoi

  • Une question fermée ne sépare pas les éditeurs. « Compatible Word ? » : les CLM de négociation lus répondent tous oui, de Juro à DiliTrust. La différence se trouve dans ce qui se perd à l’aller-retour et dans l’édition requise.
  • Une ligne chiffrée oblige à répondre. « Un circuit à 3 valideurs, avec suppléance en cas d’absence » appelle une réponse que « workflows configurables » n’appelle pas.
  • Deux pages se relisent. Elles obligent aussi à dire ce que vous laissez de côté pour la première année, et c’est ce choix qui borne le devis.

Ce qui change notre avis

Un appel d’offres public, ou une procédure achats de groupe avec sa propre trame : suivez le format imposé. Autre cas, plusieurs pays reliés à un ERP : deux pages ne suffiront pas à décrire les flux techniques, ajoutez une annexe.

Les cinq rubriques, à remplir avec vos chiffres

L’ordre compte : vos contrats déterminent vos circuits, qui déterminent vos dates. Comptez sur trois mois de messagerie, sans mémoire.

  1. Vos contrats types. Listez 3 à 5 types, avec pour chacun le nombre de nouveaux contrats par mois, la part partie de votre modèle et la part négociée. Joignez un exemple anonymisé de chaque type : il servira en démonstration.
  2. Vos circuits de validation. Pour chaque type, qui valide, dans quel ordre, à partir de quel montant, et que se passe-t-il si cette personne est absente. Décrivez le cas le plus fréquent et un seul cas lourd.
  3. Vos dates à suivre. Nombre de contrats vivants, et les dates à porter : terme, date limite pour dénoncer, révision de prix, attestations. Nommez qui reçoit l’alerte. Sans ce nom, la ligne ne sert à rien.
  4. Vos intégrations réelles. Ne citez que les outils où une ressaisie existe aujourd’hui. Pour chacun : logiciel et édition, données concernées, sens de la synchronisation, personne qui sera administrateur. Rien d’autre, surtout pas « API ouverte » par principe.
  5. Vos conditions de sortie. Ce que vous devez récupérer (documents, données, historique), dans quel format, dans quel délai, et à quel prix. Demandez aussi la durée d’accès en lecture après la fin du contrat.

Quatre lignes qui obtiennent une vraie réponse

Nous avons choisi ces exemples parce que les pages des éditeurs montrent que la réponse varie. Reprenez-en la forme avec vos propres chiffres.

Comment formuler la demande (formulations proposées par nous)
Ne pas écrireÉcrirePourquoi la réponse varie
Compatible WordNos contreparties renvoient un fichier Word avec des modifications suivies et des commentaires. Dites ce qui est conservé, ce qui est perdu et dans quelle édition.Juro distingue le téléversement, qui traite les modifications comme acceptées avant de comparer, et son complément, qui les garde une à une. Chez Legisway, l’édition dans Word figure dès Core et la collaboration sur Word à partir d’Advanced, sans que la page dise ce qui les sépare.
Connecteur CRMDepuis HubSpot, créer le contrat au passage d’une étape et renvoyer vers HubSpot le statut, le montant et la date de fin. Dites quels champs reviennent.Juro et Concord décrivent un retour de champs vers le CRM. L’aide HubSpot de Tomorro décrit le retour de l’adresse et du statut.
SSO inclusNos utilisateurs se connectent par SSO (une connexion unique avec le compte de l’entreprise), via tel fournisseur d’identité. Dites l’édition requise et son prix.Docusign, PandaDoc et Oneflow (offre Enterprise, sur devis) le rattachent clairement à une offre. Chez Juro, Tomorro, Ironclad et Concord, l’édition requise n’est pas lisible sur les pages que nous avons lues.
RéversibilitéRécupérer sous 30 jours tous les documents, les données en CSV, l’historique de négociation et les pièces jointes. Dites ce qui ne sort pas.Les conditions de Tomorro donnent 30 jours pour télécharger en Word, PDF et CSV. Chez Juro, l’export en masse est activé par le support pour 5 jours et produit des copies PDF.

Ce que vous laissez dehors cette année

Terminez vos deux pages par une liste courte : ce que vous n’achèterez pas cette année. Par exemple, l’ERP, les contrats de travail ou la reprise des contrats expirés. Cette liste fait baisser le nombre de modules proposés et vous évite de payer une ligne au cas où.

Faites aussi la différence entre deux mots. « Exigé » signifie qu’une réponse négative élimine l’éditeur : gardez-en cinq au plus, c’est notre repère, car au-delà vous éliminez tout le monde ou vous ne tenez pas votre règle. « Souhaité » ne décide de rien et sert à départager.

Appel d’offres public ou procédure de groupe

Un acheteur public suit le code de la commande publique. À partir de 25 000 € HT, le marché est conclu par écrit (article R2112-1). Nous n’avons pas lu les pièces types d’un marché de logiciel, et cette page ne remplace pas le service achats : gardez ces cinq rubriques comme expression du besoin, et mettez-les dans la trame imposée.

Dans un groupe, la grille des achats s’impose aussi. Vous pouvez la remplir sans renoncer aux lignes chiffrées : ajoutez en annexe vos contrats anonymisés et demandez qu’ils servent de support à la notation.

À trois éditeurs, avant toute démonstration

Envoyez ce document à trois éditeurs, choisis d’après votre échelon et votre profil, avant toute démonstration. Une réponse précise vous renseigne sur l’équipe que vous aurez en face, sans prouver la qualité du produit. Le prix, lui, se traite à part, ligne par ligne, avec notre liste de ce qu’il faut faire écrire au devis.

Limites de cette page

Le nombre de deux pages et le plafond de cinq exigences sont nos repères. Aucune étude ne compare les projets menés avec une courte note et ceux menés avec une longue grille, et nous n’en citons aucune.

Les différences entre éditeurs viennent de leurs documentations, sans essai. Les pages changent, et un plan requis peut figurer dans un devis sans figurer en ligne. Cette page ne traite pas la rédaction d’un marché public : votre service achats ou un conseil reste utile si le montant vous y soumet.

Et maintenant ?

Remplissez les cinq rubriques avec trois mois de messagerie, écrivez ce qui reste dehors et envoyez le tout à trois éditeurs avant de voir une démonstration. En appel d’offres public ou en procédure de groupe, versez ces rubriques dans la trame imposée. Avec plusieurs pays reliés à un ERP, ajoutez une annexe pour les flux techniques.

Preuves et sources

Documentations d’éditeurs et code de la commande publique lus le 5 novembre 2026. Aucun appel d’offres mené, aucun logiciel testé.

Voir les 9 éléments : ce qui est un fait lu, une déclaration, notre déduction ou notre avis

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